شرح جایگاه شغلی

شرح وظایف مسئول دفتر و هماهنگی امور شرکت

شرکت کیهان تجارت پارس پاسارگاد

عنوان شغلی

مسئول دفتر و هماهنگی امور شرکت

مقام مافوق

مدیرعامل

هدف شغل

برنامه‌ریزی، هماهنگی، ثبت و پیگیری امور اداری و اجرایی کل شرکت و ایجاد ارتباط منظم میان مدیرعامل، مدیران، واحدهای مختلف، کارکنان، مشتریان، تأمین‌کنندگان و مراجع بیرونی تا اطمینان حاصل شود که درخواست‌ها، دستورات و تعهدات شرکت در زمان مقرر انجام می‌شوند.

مسئول دفتر، مسئول انجام مستقیم وظایف تخصصی واحدها نیست؛ بلکه وظیفه دارد موضوعات را ثبت، به مسئول مربوط ارجاع، زمان‌بندی و تا حصول نتیجه پیگیری کند.

وظایف و مسئولیت‌ها

۱. هماهنگی امور کل شرکت

- دریافت و ثبت درخواست‌ها، موضوعات و امور جاری تمام واحدهای شرکت

- ارجاع هر موضوع به مدیر یا کارشناس مسئول

- پیگیری امور محول‌شده تا زمان انجام کامل

- ایجاد هماهنگی میان واحدهای بازرگانی، صادرات، فروش، مالی، اداری، منابع انسانی، تحقیق و توسعه، تولید و سایر بخش‌ها

- جلوگیری از توقف کارها به دلیل نبود هماهنگی یا انتقال ناقص اطلاعات

- شناسایی امور معوق و گزارش آن‌ها به مدیرعامل

- پیگیری اجرای تصمیمات و برنامه‌های کلان شرکت

- تهیه فهرست روزانه و هفتگی امور باز شرکت

۲. هماهنگی امور مدیرعامل

- تنظیم و مدیریت برنامه روزانه، جلسات، ملاقات‌ها و تماس‌های مدیرعامل

- یادآوری جلسات، تعهدات، مأموریت‌ها و مهلت‌های مهم

- دریافت دستورات مدیرعامل و ثبت دقیق آن‌ها

- ارجاع دستورات مدیرعامل به واحدها و اشخاص مربوط

- پیگیری دستورات تا حصول نتیجه و ارائه گزارش

- آماده‌سازی مدارک و اطلاعات لازم برای جلسات و تصمیم‌گیری‌های مدیرعامل

- هماهنگی ارتباط مدیرعامل با مدیران، کارکنان، مشتریان و شرکای تجاری

- مدیریت مراجعه‌ها و تماس‌های دفتر مدیرعامل براساس اولویت

۳. ثبت و پیگیری دستورات و درخواست‌ها

- ایجاد سیستم ثبت دستورات، درخواست‌ها و مصوبات

- درج موضوع، مسئول اجرا، تاریخ ارجاع و مهلت انجام

- پیگیری روزانه موضوعات در دست اقدام

- دریافت پاسخ یا گزارش از مسئول مربوط

- اعلام تأخیرها و موانع به مدیرعامل

- بستن هر موضوع فقط پس از دریافت نتیجه قابل‌قبول

- نگهداری سوابق اقدامات و پاسخ‌های دریافت‌شده

۴. هماهنگی جلسات شرکت

- تنظیم تقویم جلسات داخلی و خارجی شرکت

- هماهنگی زمان جلسه با مدیرعامل، مدیران و کارکنان مربوط

- اطلاع‌رسانی موضوع، زمان و محل جلسه به اعضا

- تهیه دستور جلسه و جمع‌آوری مدارک موردنیاز

- تنظیم صورت‌جلسه شامل تصمیمات، مسئول اجرا و زمان انجام

- ارسال صورت‌جلسه برای افراد مربوط

- پیگیری اجرای تمام مصوبات جلسات

- ارائه گزارش مصوبات اجراشده و معوق به مدیرعامل

۵. مدیریت مکاتبات شرکت

- دریافت، ثبت و طبقه‌بندی نامه‌ها، ایمیل‌ها و پیام‌های ورودی

- ارجاع مکاتبات به واحد یا مدیر مربوط

- تهیه و تنظیم نامه‌های اداری و تجاری فارسی

- هماهنگی تهیه مکاتبات انگلیسی و بین‌المللی

- کنترل شماره، تاریخ، موضوع، پیوست و گیرنده نامه‌ها

- پیگیری پاسخ مکاتبات تا حصول نتیجه

- ثبت نامه‌های ارسالی و دریافتی

- حفظ سوابق مکاتبات مشتریان، تأمین‌کنندگان و سازمان‌ها

۶. هماهنگی میان واحدهای شرکت

- دریافت گزارش‌های واحدها براساس برنامه تعیین‌شده

- انتقال صحیح و کامل اطلاعات میان مدیرعامل و مدیران واحدها

- هماهنگی امور مشترک میان چند واحد

- پیگیری درخواست‌های مالی، اداری، خرید، فروش، صادرات و منابع انسانی

- هماهنگی برای تهیه اسناد، قراردادها، پیش‌فاکتورها و گزارش‌ها

- اطلاع‌رسانی تصمیمات مدیریت به واحدهای مربوط

- پیگیری اختلافات اجرایی میان واحدها و ارجاع آن‌ها به مدیرعامل در صورت نیاز

۷. مدیریت اسناد و بایگانی شرکت

- ایجاد بایگانی منظم فیزیکی و الکترونیکی

- طبقه‌بندی نامه‌ها، قراردادها، پیش‌فاکتورها، فاکتورها، گزارش‌ها و صورت‌جلسات

- نگهداری سوابق مشتریان و تأمین‌کنندگان

- ثبت تاریخ اعتبار قراردادها، مجوزها، بیمه‌نامه‌ها و اسناد مهم

- یادآوری زمان تمدید اسناد و مجوزها

- تهیه نسخه پشتیبان از فایل‌های مهم

- ارائه سریع مدارک موردنیاز مدیرعامل و مدیران

- جلوگیری از دسترسی افراد غیرمجاز به اطلاعات شرکت

۸. ارتباط با مشتریان، تأمین‌کنندگان و مراجعان

- پاسخ‌گویی اولیه و محترمانه به تماس‌ها و مراجعه‌ها

- ثبت دقیق نام، شرکت، شماره تماس و موضوع درخواست

- ارجاع مراجعه‌کنندگان به واحد یا مدیر مربوط

- هماهنگی ملاقات مشتریان و تأمین‌کنندگان

- پیگیری درخواست‌های طرف‌های تجاری از واحدهای شرکت

- اطلاع‌رسانی نتیجه پیگیری به شخص مربوط در حدود اختیارات

- حفظ شأن و اعتبار شرکت در تمام ارتباطات

- خودداری از اعلام قیمت، تعهد یا اطلاعات محرمانه بدون مجوز

۹. هماهنگی امور اداری و منابع انسانی

- هماهنگی حضور و غیاب، مرخصی‌ها و مأموریت‌های کارکنان با واحد مربوط

- پیگیری درخواست‌های اداری کارکنان

- هماهنگی جلسات استخدام و مصاحبه

- پیگیری تکمیل مدارک استخدامی کارکنان

- هماهنگی ابلاغ بخش‌نامه‌ها و دستورالعمل‌های داخلی

- پیگیری امور بیمه، قرارداد کارکنان و پرونده‌های پرسنلی از واحد مسئول

- هماهنگی برنامه‌های آموزشی، مراسم و مناسبت‌های شرکت

- حفظ محرمانگی اطلاعات کارکنان

۱۰. هماهنگی امور مالی و پرداخت‌ها

- دریافت درخواست‌های پرداخت و کنترل تکمیل بودن مستندات

- ارجاع درخواست‌ها به واحد مالی و مدیرعامل

- پیگیری پرداخت‌های تأییدشده در موعد مقرر

- یادآوری سررسید چک‌ها، اقساط، اجاره، بیمه و هزینه‌های دوره‌ای

- پیگیری دریافت گزارش وضعیت مطالبات و بدهی‌ها از واحد مالی

- هماهنگی برای امضای اسناد مالی توسط افراد مجاز

- ثبت و نگهداری سوابق درخواست‌های مالی

- خودداری از تأیید یا تعهد مالی بدون مجوز مدیرعامل

۱۱. هماهنگی امور بازرگانی، فروش و صادرات

- پیگیری درخواست‌های مشتریان از واحد فروش و بازرگانی

- هماهنگی تهیه پیش‌فاکتور، قرارداد و اسناد فروش

- پیگیری وضعیت سفارش‌ها، پرداخت‌ها، تولید، بارگیری و تحویل

- دریافت گزارش وضعیت پرونده‌های خرید و فروش

- هماهنگی جلسات با مشتریان و تأمین‌کنندگان داخلی و خارجی

- پیگیری تهیه مدارک صادراتی از واحدهای مربوط

- ثبت سررسیدها و تعهدات هر معامله

- اعلام فوری تأخیرها یا مشکلات پرونده‌های تجاری به مدیرعامل

۱۲. هماهنگی سفرها و مأموریت‌ها

- برنامه‌ریزی سفرهای مدیرعامل، مدیران و کارکنان شرکت

- هماهنگی بلیت، هتل، ترانسفر و جلسات

- تهیه برنامه سفر و اطلاعات تماس افراد و شرکت‌های مقصد

- هماهنگی مدارک سفر، ویزا، دعوت‌نامه و بیمه

- تهیه پوشه مدارک موردنیاز مأموریت

- پیگیری گزارش و اسناد هزینه سفر پس از بازگشت

- ثبت مأموریت‌ها در تقویم شرکت

۱۳. هماهنگی نمایشگاه‌ها و رویدادها

- ثبت تقویم نمایشگاه‌ها، همایش‌ها و رویدادهای مرتبط

- هماهنگی ثبت‌نام، رزرو غرفه، سفر و اقامت

- تهیه فهرست جلسات و ملاقات‌های نمایشگاهی

- هماهنگی آماده‌سازی کاتالوگ، کارت ویزیت، نمونه محصول و هدایای تبلیغاتی

- ثبت اطلاعات مشتریان و مذاکرات انجام‌شده

- پیگیری نتایج و سرنخ‌های تجاری پس از نمایشگاه

۱۴. امور اجرایی و پشتیبانی دفتر

- نظارت بر نظم و آراستگی فضای اداری و اتاق جلسات

- هماهنگی خدمات، پذیرایی، نظافت و نگهبانی

- کنترل موجودی لوازم اداری و اقلام مصرفی

- هماهنگی تعمیر و نگهداری تجهیزات اداری

- پیگیری مشکلات اینترنت، تلفن، رایانه و سامانه‌های اداری

- هماهنگی ارسال و دریافت بسته‌ها و مرسولات

- کنترل آمادگی دفتر برای حضور مهمانان و جلسات رسمی

۱۵. تهیه گزارش‌های مدیریتی

- تهیه گزارش روزانه امور مهم و فوری

- تهیه گزارش هفتگی کارهای انجام‌شده، در حال انجام و معوق

- تهیه گزارش مصوبات جلسات و میزان پیشرفت آن‌ها

- تهیه فهرست موضوعات نیازمند تصمیم مدیرعامل

- ارائه گزارش تأخیرها، موانع و مسئول هر موضوع

- نگهداری سوابق گزارش‌ها برای مراجعات بعدی

حدود اختیارات

مسئول دفتر مجاز است:

- برای پیگیری امور، مستقیماً با تمام مدیران و کارکنان شرکت ارتباط برقرار کند.

- وضعیت انجام دستورات و مصوبات را از واحدهای مربوط مطالبه کند.

- جلسات داخلی را با هماهنگی مدیرعامل تنظیم کند.

- مدارک و گزارش‌های مربوط به موضوعات ارجاع‌شده را درخواست کند.

- زمان‌بندی و مهلت انجام امور را به واحدها یادآوری کند.

- تأخیرها و عدم همکاری‌ها را مستقیماً به مدیرعامل گزارش دهد.

مسئول دفتر بدون مجوز کتبی یا شفاهی مدیرعامل مجاز نیست:

- قیمت یا شرایط تجاری قطعی اعلام کند.

- تعهد مالی، حقوقی یا قراردادی ایجاد کند.

- قرارداد یا سند مالی را امضا کند.

- اطلاعات محرمانه شرکت را در اختیار دیگران قرار دهد.

- درباره استخدام، اخراج، پرداخت یا خرید تصمیم نهایی بگیرد.

- به نام مدیرعامل یا شرکت وعده قطعی بدهد.

الزامات رفتاری

- رازداری کامل و حفظ محرمانگی اطلاعات

- پیگیری مستمر و نتیجه‌محور

- دقت در ثبت اسامی، اعداد، تاریخ‌ها و مبالغ

- رعایت احترام و سلسله‌مراتب سازمانی

- برخورد حرفه‌ای با کارکنان، مشتریان و مراجعان

- انتقال دقیق و بدون تغییر دستورات و اطلاعات

- پاسخ‌گویی سریع و مسئولانه

- توانایی مدیریت چند موضوع به‌صورت هم‌زمان

- پرهیز از جانبداری در اختلافات داخلی

- گزارش صادقانه مشکلات و تأخیرها به مدیرعامل

گزارش‌های الزامی

گزارش روزانه

- برنامه جلسات و ملاقات‌ها

- کارهای فوری آن روز

- دستورات جدید مدیرعامل

- امور نیازمند پیگیری یا تصمیم

گزارش هفتگی

- امور انجام‌شده

- امور در حال انجام

- امور معوق

- مسئول هر موضوع

- علت تأخیر

- اقدام پیشنهادی

گزارش ماهانه

- تعداد دستورات و درخواست‌های ثبت‌شده

- درصد امور انجام‌شده در موعد مقرر

- فهرست مصوبات اجراشده و معوق

- مهم‌ترین مشکلات هماهنگی شرکت

- پیشنهادهای بهبود فرایندها

شاخص‌های ارزیابی عملکرد

- درصد امور انجام‌شده در مهلت مقرر

- تعداد دستورات یا درخواست‌های فراموش‌شده

- سرعت پیگیری و پاسخ‌گویی

- کیفیت صورت‌جلسات و گزارش‌ها

- نظم بایگانی و دسترسی به اسناد

- میزان هماهنگی میان واحدها

- تعداد امور معوق شرکت

- رضایت مدیرعامل و مدیران واحدها

- دقت در انتقال اطلاعات

- میزان رعایت محرمانگی

شرایط احراز شغل

مسئول دفتر و هماهنگی امور شرکت

۱. تحصیلات

* حداقل مدرک کارشناسی در یکی از رشته‌های مدیریت، مدیریت بازرگانی، مدیریت صنعتی، مهندسی صنایع، حسابداری، اقتصاد، روابط عمومی، زبان انگلیسی یا سایر رشته‌های مرتبط.
* داشتن مدارک تخصصی در حوزه مدیریت دفتر، مدیریت پروژه، برنامه‌ریزی، مدیریت زمان یا مهارت‌های اداری مزیت محسوب می‌شود.

۲. سابقه کار

* حداقل ۳ تا ۵ سال سابقه کار مرتبط در سمت‌هایی مانند مسئول دفتر مدیرعامل، دستیار اجرایی (Executive Assistant)، مدیر دفتر (Office Manager)، کارشناس هماهنگی امور یا سمت‌های مشابه.
* سابقه فعالیت در شرکت‌های بازرگانی، تولیدی، صادراتی یا هلدینگ‌ها مزیت محسوب می‌شود.
* تجربه همکاری مستقیم با مدیرعامل یا مدیران ارشد سازمان مزیت مهمی است.

۳. دانش تخصصی

* آشنایی کامل با اصول مکاتبات اداری و تجاری فارسی.
* آشنایی با مکاتبات تجاری و اداری به زبان انگلیسی.
* آشنایی با اصول بایگانی و مدیریت اسناد.
* آشنایی با فرآیندهای اداری، مالی، منابع انسانی و بازرگانی.
* آشنایی با اصول برگزاری جلسات، تهیه دستور جلسه و تنظیم صورت‌جلسه.
* آشنایی با مدیریت زمان، اولویت‌بندی و پیگیری امور.
* آشنایی اولیه با قراردادهای تجاری، پیش‌فاکتورها و اسناد بازرگانی.
* آشنایی با اصول محرمانگی اطلاعات و حفاظت از اسناد شرکت.

۴. مهارت‌های تخصصی

* تسلط کامل به Microsoft Word.
* تسلط کامل به Microsoft Excel.
* تسلط به Microsoft Outlook و مدیریت ایمیل.
* تسلط به Microsoft PowerPoint.
* توانایی کار با تقویم‌های الکترونیکی و برنامه‌ریزی جلسات.
* توانایی تهیه گزارش‌های مدیریتی.
* توانایی تنظیم مکاتبات رسمی.
* توانایی تایپ سریع و دقیق به زبان فارسی.
* توانایی تایپ و مکاتبه به زبان انگلیسی.
* توانایی کار با نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری، ERP یا CRM (مزیت محسوب می‌شود).

۵. مهارت‌های فردی

* قدرت برنامه‌ریزی و سازماندهی بالا.
* توانایی مدیریت هم‌زمان چندین موضوع.
* دقت بسیار بالا در ثبت اطلاعات، اعداد، تاریخ‌ها و اسناد.
* قدرت پیگیری مستمر تا حصول نتیجه.
* مسئولیت‌پذیری و پاسخ‌گویی بالا.
* توانایی اولویت‌بندی امور.
* روابط عمومی و مهارت ارتباطی قوی.
* فن بیان مناسب و برخورد حرفه‌ای.
* توانایی هماهنگی میان واحدهای مختلف سازمان.
* توانایی حل مسئله و تصمیم‌گیری در چارچوب اختیارات.
* مدیریت زمان و مدیریت فشار کاری.
* انعطاف‌پذیری در شرایط کاری متغیر.
* روحیه همکاری و کار تیمی.
* صداقت، امانت‌داری و قابل اعتماد بودن.

۶. مهارت‌های زبانی

* تسلط کامل به زبان فارسی در نگارش و مکاتبات رسمی.
* تسلط مناسب به زبان انگلیسی برای مطالعه، مکاتبه و برقراری ارتباط با مشتریان و تأمین‌کنندگان خارجی.
* آشنایی با زبان عربی مزیت محسوب می‌شود.

۷. شرایط عمومی

* برخورداری از حسن اخلاق و رفتار حرفه‌ای.
* توانایی حفظ کامل محرمانگی اطلاعات شرکت.
* نداشتن سوءپیشینه مؤثر مرتبط با مسئولیت شغلی.
* آمادگی برای انجام مأموریت‌های اداری و کاری در صورت نیاز.
* آمادگی حضور در جلسات خارج از ساعات اداری در موارد ضروری.
* پایبندی به قوانین، مقررات و ارزش‌های سازمان.

۸. ویژگی‌های شخصیتی مورد انتظار

* منظم، دقیق و پیگیر.
* نتیجه‌محور و مسئولیت‌پذیر.
* خوش‌برخورد و دارای روابط عمومی قوی.
* قابل اعتماد و رازدار.
* صبور، آرام و دارای قدرت مدیریت شرایط بحرانی.
* دارای روحیه یادگیری و توسعه فردی.
* دارای ظاهر و رفتار حرفه‌ای متناسب با جایگاه دفتر مدیرعامل.