شرح جایگاه شغلی

شرایط احراز شغل مسئول دفتر

تحصیلات : حداقل کارشناسی رشته‌های علوم پایه
سابقه کار: حداقل 2 سال

مهارت‌های موردنیاز :

مهارت‌های عمومی

• پیگیری
• روابط عمومی بالا
• اعتمادبه‌نفس بالا
• مسئولیت‌پذیری
• مدیریت استرس
• خلاقیت
• مدیریت زمان
• تسلط بر انجام کارهای هم‌زمان

مهارت‌های تخصصی

• تسلط بر نرم‌افزارهای Office
• آشنایی با زبان انگلیسی
• توانایی انجام مکاتبات اداری
• آشنایی با تایپ فارسی و انگلیسی
• توانایی گزارش دهی

مهم‌ترین ویژگی‌های فردی شغل مسئول دفتر :

• روابط عمومی عالی
• خوش‌رو بودن و رفتار محترمانه
• پیگیری مستمر فعالیت‌ها تا تحقق دستیابی به نتایج
• حافظه خوب و حضور ذهن
• صبر و تحمل بالا
• رازداری در فعالیت‌های اداری
• رعایت انضباط کاری و وقت‌شناس
• متعهد به انجام فعالیت‌های محوله با دقت و کیفیت

شرح وظایف مسئول دفتر

مهم‌ترین مسئولیت‌های مسئول دفتر در زیر آمده است:

• درک خط ‌مشی شرکت و همسو نمودن فعالیت‌های واحد/شرکت در رابطه با آن‌ها
• تلاش در جهت تحقق اهداف سازمانی و گزارش دهی به مدیریت ارشد
• اطلاع از دستورالعمل‌ها و مقررات اداری مرتبط با فعالیت‌ها
• پاسخ‌گویی به تلفن متقاضیان داخلی و خارجی
• ثبت تماس‌های دریافتی و ارائه گزارش به مدیر مافوق
• تماس با مراجعین، کارکنان و مدیران سایر واحدها.
• ارتباط با کارکنان واحدهای مختلف سازمان  بر اساس سلسه مراتب سازمانی مطابق چارت سازمانی .
• یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات‌ها به مدیر مربوطه
• برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسات داخلی
• برنامه‌ریزی قرار ملاقات مدیر مافوق و پیگیری جهت تحقق آن
• هماهنگی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامه‌ریزی‌شده
• دریافت و ارسال ایمیل‌های مرتبط با فعالیت‌های کاری.
• تدوین گزارش‌های موردنیاز و ارائه به مدیر مافوق.
• تنظیم پیش‌نویس نامه‌های صادره طبق دستور مدیر مافوق .
• اخذ تأییدیه محتوای نامه از مدیر مافوق
• دریافت نامه‌های درون‌سازمانی و نامه‌های وارده از برون سازمان .
• نگهداری نامه‌ها در بایگانی دفتر مدیریت
• دریافت، بررسی، توزیع و ارسال نامه‌ها، دورنگارهای واحد به گیرندگان مرتبط
• کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر به‌صورت مستمر
• پیگیری کارهای محوله از طرف مدیر تا حصول نتیجه .
• پاسخ‌گویی به ارباب رجوع به‌ صورت حضوری .
• برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت انجام سفرها و مأموریت‌های مدیرمافوق ( نظیر آژانس هواپیمایی، محل اقامت و … ).
• ثبت مراجعات حضوری ارباب و رجوع و ارائه گزارش به مدیر مافوق .
• هماهنگی جهت ارسال مرسولات به افراد مشخص‌شده
• درخواست تکثیر اسناد و هماهنگی با مسئول واحد خدمات جهت انجام خدمات تکثیر
• جمع‌آوری اطلاعات جهت آماده‌سازی گزارش موردنیاز مدیر مافوق.
• محافظت و نگهداری از کلیه اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه
• درخواست خرید کالای موردنیاز و ارسال آن به مدیر مافوق
• ابلاغ دستورات صادره مدیر مافوق به اشخاص مربوطه.
• ارائه پیشنهادت جهت بهبود فعالیت‌های واحد.
• درخواست اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه جهت حذف عدم انطباق‌های بالفعل و بالقوه

انجام سایر وظایف محوله از سوی مدیر مافوق
 

حوزه شغلی

مسئول دفتر - کارمند اداری - تایپیست