بیشتر مردم فکر میکنند که توانایی زیادی در شناخت دیگران دارند و می‌توانند تنها با یک گفت‌و‌گوی غیررسمی با افراد و پرسیدن چند پرسش ساده در مورد خوب یا بدی آن‌ها قضاوت کنند اما در حقیقت مصاحبه شغلی از کارجو به این سادگی نیست.
طرح پرسشهای صحیح و مناسب برای تشخیص این که چه کسی را استخدام کنیم، یک صفت و استعداد طبیعی انسانی نیست و تا زمانی که افراد نحوه مصاحبه شغلی از کارجو را آموزش نبینند، احتمال اینکه بتوانند چنین کاری را به درستی انجام دهند بسیار پایین است.
در این مقاله در مورد مهارت پرسش‌گری و سوالات مناسب و نامناسب در مصاحبه شغلی صحبت خواهیم کرد.
پیشنهاد ویژه: ثبت اولین آگهی استخدام بصورت رایگان
مهارت پرسش‌گری در مصاحبه شغلی از کارجو
شما به عنوان مصاحبه‌کننده وظیفه دارید با طرح پرسشهای مناسب کشف کنید آیا کارجو از مهارت‌ها و تجربه لازم برای انجام کار مورد نظر برخوردار است یا خیر. نوع پرسشهای مطرح شده توسط شماست که نوع پاسخ مصاحبه‌شونده را مشخص می‌کند.
کارجویان با هدایت شما حرکت میکنند، به طوری که اگر پرسشهای شما ساختار مناسبی نداشته باشند و با عبارت‌های ضعیفی ساخته شوند، پاسخ‌هایی خواهند داد که به جای کمک به شما برای کشف توانایی‌هایشان موجب گمراه کردن شما می‌شود. در ادامه با همدیگر انواع پرسش‌هایی را که باید در مصاحبه شغلی از کارجو استفاده شود، خواهیم دید.
پیشنهادی: خرید گروهی آزمون‌های شخصیت‌شناسی ویژه کارفرمایان ( ابتدا به عنوان کافرما وارد سایت شوید. )
پرسشهای باز و بسته را مورد استفاده قرار دهید
سوالات باز، نیازمند توضیحات بیشتر هستند. به عنوان مصاحبه‌گر باید سعی کنید که شرایط را طوری فراهم کنید که کارجو در 80 درصد وقت مصاحبه صحبت کند. شما می‌توانید با طرح پرسشهای باز به جای پرسشهای بسته به این هدف دست یابید.
چه وقت باید از پرسشهای بسته استفاده کنید؟
معمولا از این نوع سوالات زمانی استفاده می‌کنیم که می‌خواهیم طرف مقابل اطلاعات و دانسته‌های ما از یک واقعیت خاص را تایید کند یا یک پاسخ «بله» یا «خیر» بدهد.
مثال:
- «شما دو سال پیش به یک شغل سرپرستی ارتقاء پیدا کردید، اینطور نیست؟»
- «چه موقع شغل قبلی خود را رها کردید؟»
برخی از کارجویان در شروع مصاحبه دستپاچه هستند و نیازمند آرامش خواهند بود. بنابراین شما می‌توانید با پرسش چند سوال بسته آرامش را به آن‌ها برگردانید.
از طرف دیگر بعضی از کارجویان بیش از حد صحبت میکنند و شما می‌توانید با مطرح کردن پرسشهای بسته کنترل مصاحبه را در این شرایط به دست خود بگیرید.
چه وقت باید از پرسشهای باز استفاده کنید؟
برای این که کارجو را وادار کنید از تجربیاتش سخن بگوید تا بتوانید مناسب بودن او را برای شغل مورد نظر ارزیابی کنید، باید از پرسشهای باز استفاده کنید. برای مثال:
- «چه چیزی موجب شد تصمیم بگیرید وارد این حرفه شوید؟»
- «یکی از زمان‌هایی را شرح دهید که در کار خود احساس عصبانیت کردید.»
- «چقدر درباره سازمان ما می‌دانید؟»
چه زمانی باید از پرسشهای انعکاسی استفاده کنید؟
در مصاحبه شغلی از کارجو بعضی اوقات نیاز است که در قالب یک سوال، خلاصهای از توضیحاتی که داده است را برایش مطرح کنید تا آن را تایید یا رد کند. به این نوع سوالات، انعکاسی می‌گویند.
این نوع پرسش علاوه بر کاربرد بالا در دو مورد دیگر استفاده می‌شود:
- برای آرام‌سازی کارجو در مصاحبه شغلی
- برای نشان دادن دقت و تمرکز شما روی صحبت‌های کارجو
در ادامه نمونه‌هایی از پرسشهای انعکاسی را مشاهده خواهید کرد.
- «به این ترتیب منظورتان این است که برای تامین خواسته‌های مشتری مجبور بودید روزهای تعطیل پایان هفته را کار کنید؟»
- «منظورتان این است که از داشتن یک روال نسبتا قابل پیش‌بینی در کار احساس رضایت می‌کنید؟»
- «به نظر می‌رسد که گویا جنبه‌های مالی این شغل بیش از جنبه انسانی آن برای شما جذاب و لذت‌بخش است؟»
چه موقع باید از سوالات چالش برانگیز استفاده کنید؟
بعضی وقتها کارجوها با عبارتهایی کلی درباره خودشان صحبت میکنند. به عنوان مثال:
- «من هرگز اشتباه نمی‌کنم.»
- «من همیشه رضایت مشتریانم را به طور کامل تامین می‌کنم.»
در این مواقع ممکن است لازم باشد که دیدگاه کارجو را به چالش بکشید. برای این کار از چنین پرسش‌هایی استفاده کنید:
- «هرگز؟ آیا در 18 ماه گذشته کوچکترین اشتباه کوچکترین اشتباهی هم نکرده‌اید؟»
- «شما می‌گویید که همیشه رضایت مشتریان خود را تامین می‌کنید. کدامیک از مشتریان شما کمترین رضایت را از کار شما داشته است؟»
این مدل سوالات به طور طبیعی تحریک کننده هستند و متقاضی ممکن است آن را تهاجم به خود یا رد دیدگاه‌هایش تلقی کند. بنابراین باید هنگام مطرح کردن این سوالات کاملا مواظب لحن صدا و زبان بدن خود باشید.
پرسیدن سوالات راجع به شایستگی‌ها و رفتار
در مصاحبه شغلی از کارجو عمده سوالات باید راجع به تجربه‌های گذشته او باشد. چرا که بهترین پیش‌بینی کننده رفتار آینده هر شخص، عملکرد گذشته اوست. با این کار شما می‌توانید الگوهای رفتاری او را شناسایی و میزان مهارت‌ها و توانمندی‌هایش را ارزیابی کنید.
چند نمونه از این پرسش‌ها را ببینید.
- «یکی از مواردی را توضیح دهید که پروژه‌ای را مدیریت کرده‌اید.»
- «لطفا نمونه‌ای از موقعیت‌هایی را بیان کنید که فراتر از انتظارات مشتری عمل کرده‌اید.»
- «درباره تصمیم دشواری که مجبور بودید بگیرید، توضیح دهید.»
- «موقعیتی را توضیح دهید که توانستید شخص دیگری را به تغییر تصمیمش ترغیب کنید.»
نکته مهم این است که باید سوالات رفتاری با زمان گذشته مطرح شوند تا جواب کارجو هم در زمان گذشته باشد. زیرا کارجوها علاقه‌مندند با جملات زمان حال به سوال شما پاسخ دهند مانند: «من معمولا سعی می‌کنم …» یا «روش من این است که …»
پرسشهای مناسبی که بر رفتار گذشته تمرکز میکنند، معمولا با چنین عبارتهایی شروع میشوند:
- «در مورد زمانی صحبت کنید که …»
- «مثالی از موقعیتی را ارائه دهید که در آن شما …»
- «درباره وضعیتی صحبت کنید که در آن شما …»
- «وضعیتی را توضیح دهید که در آن نیاز داشتید …»
از تکنیک قیف استفاده کنید
برای درک دقیق اینکه کارجو در موقعیت‌های مختلف چگونه عمل کرده است، باید به طرح پرسشهای بیشتری بپردازید. برای این کار باید از تکنیک قیف استفاده کنید، که به شرح زیر است.
با این روش شما می‌توانید پاسخ‌های کارجویان را با عمق بیشتری بررسی و آزمایش کنید.
نتایج را مقداری کنید
برخی مواقع کارجویان با استفاده از واژه‌های تفضیلی نظیر «بهتر»، «بدترین»، «کمتر»، «بیشتر» و مانند آن، گزارشات مبهمی ارائه میکنند. برای اینکه نتایج مورد ادعای متقاضی را به دقت درک کنید، می‌توانید از چنین پرسش‌هایی استفاده کنید:
- «آیا می‌توانید مقدار آن را برای من مشخص کنید؟»
- «منظور شما از بهتر در مقایسه با چیست؟»
- «گفتید که با مسائل کمتری مواجه شدید. دقیقا چقدر؟»
«من» را از «ما» جدا کنید
یکی از عادت‌های دیگر کارجویان این است که وقتی راجع به اقدامات خود در وضعیت خاصی صحبت میکنند، مرتبا از ضمیر جمع استفاده میکنند: «ما تصمیم گرفتیم که …»، «تيم و من توافق کردیم که …» و غیره. زمانی که کارجو درباره کاری که «ما» (یعنی تیم) انجام داده صحبت می‌کند، باید سعی کنید نقشش را از نقش همکارانش جدا کنید. بنابراین، سعی کنید با چنین پرسش‌هایی مسئله را روشن کنید: «شما گفتید، ما». چه کس دیگری درگیر ماجرا بود؟ نقش شما چه بود؟ «شما می‌گویید که کل تیم درگیر قضیه بود. آیا می توانید بگویید نقش خاص شما چه بود؟»
فکر کارجو را در زمان انجام عمل کشف کنید
دانستن نحوه رفتار مصاحبه‌شونده در موقعیت‌های مختلف همیشه کافی نیست. یک مصاحبه‌گر خوب ممکن است نیاز داشته باشد که گاهی از علت انتخاب یک رفتار خاص توسط کارجو مطلع شود؛ زیرا ممکن است او صرفا به طور اتفاقی و شانسی دست به رفتار مناسب زده باشد و رفتار خاص او ناشی از بررسی و اتخاذ تصمیم آگاهانه باشد! بنابراین، در موارد لازم سعی کنید با طرح پرسش‌هایی مثل پرسشهای زیر نه تنها از اقداماتش در موقعیت‌های مورد بحث آگاه شوید، بلکه چرایی و علت کار او را نیز جویا شوید و درک کنید:
- «چرا این کار را به آن روش انجام دادید؟»
- «در آن لحظه به چه فکر می‌کردید؟»
- «چه گزینه‌های دیگری را در آن زمان در نظر گرفته بودید؟»
- انجام ندادن این کار چه تبعات و پیامدهایی داشت؟»
- «به نظر شما در آن موقع دلایل له و علیه انجام این کار چه بود؟»
پرسشهای قابل قبول و غیرقابل قبول در مصاحبه شغلی از کارجو
دو نکته اساسی وجود دارد که به شما کمک می‌کند از طرح پرسش‌هایی که ممکن است تبعیض آمیز و غیرقانونی باشند، خودداری کنید:
- تنها و تنها پرسش‌هایی را مطرح کنید که مستقیما با توانایی کارجو مرتبط باشند.
- یک برنامه مصاحبه تهیه کنید و در آن پرسشهای قابل طرح در زمان مصاحبه را بررسی و فهرست کنید. احتمال اشتباه و طرح پرسشهای تبعیض آمیز در زمانی که برنامه مصاحبه و پرسشهای آن را از پیش تهیه کرده باشید، خیلی کمتر از زمانی است که بدون تفکر در مورد روش مصاحبه و پرسشهای آن به سراغ مصاحبه‌شونده بروید.
پیشنهادی : چگونه یک آگهی استخدام استاندارد بنویسیم؟
سخن پایانی
مهم‌ترین و بنیادی‌ترین اصل مصاحبه‌گری شایستگی محور این است که شما می‌توانید از روی رفتار گذشته افراد، عملکردشان را در آینده پیش‌بینی کنید. هر چند این موضوع قطعیت ندارد و احمتال خطا هم وجود دارد.
در علوم فیزیکی شما می‌توانید مشخصات فیزیکی و شیمیایی مواد مختلف را اندازه گیری کنید؛ می‌توانید یک ماده شیمیایی را به ماده شیمیایی دیگری اضافه کنید و نتیجه را به دقت پیش‌بینی کنید. متأسفانه مصاحبه‌گری یک علم دقیق نیست. انسان‌ها خیلی پیچیده‌اند و شما همیشه نمی‌توانید جواب صددرصد بگیرید.
حتى خبره‌ترین مصاحبه‌کننده‌ها نیز گاهی تصمیم اشتباه می‌گیرند، به هر حال، تهیه یک ساختار مصاحبه براساس شایستگی‌های مدنظرتان، به شما کمک می‌کند که تصمیم بهتر و درست‌تری بگیرید.
منبع: کتاب مصاحبه‌گری و استخدام موفقیت‌آمیز به نویسندگی راب یئونگ و ترجمه غلامحسین خانقائی
برخی سوالات متداول:
پرسشهای باز و بسته چه تفاوتی دارند؟
سوالات باز نیازمند جوابهای تفصیلی و توضیحات بیشتر هستند در حالی که سوالات بسته به یک جواب کوتاه ختم میشوند.
چه زمانی باید از پرسشهای انعکاسی استفاده کنید؟
بعضی اوقات نیاز است که در قالب یک سوال خلاصهای از توضیحات کارجو را برایش مطرح کنید تا آن را تایید یا رد کند.
چه موقع باید از سوالات چالش برانگیز استفاده کنید؟
بعضی وقتها کارجوها با عبارتهایی کلی درباره خودشان صحبت میکنند که در این مواقع شما باید گزاره مطرح شده توسط کارجو را به چالش بکشید.
ممنون از مقاله خوبتون
در مورد آزمون‌های گروهی شخصیت نشاسیتون سوال داشتم. به چه صورت هست؟
ممنون از لطفتون
آزمون‌های گروهی به این شکل هست که شما به تعداد کارمندان مجموعه خودتون پکیج آزمون رو خریداری می کنید و هر کدوم از کارمندان از طریق پنل خودشون آزمون ها رو انجام خواهند داد و ی نسخه از نتیجه آزمون ها برای کافرما ارسال خواهد شد.