استخدام مسئول دفتر

حوزه شغلی

مسئول دفتر/کارشناس اداری

ارتباط با مشتری/روابط عمومی

مدیریت کسب و کار/توسعه و تحلیل بازار/تحقیق و توسعه

شرح جایگاه شغلی

وظایف و مسئولیت ها:

• ساماندهی انجام امور اداری و دفتری.
• برنامه‌ریزی و نظارت بر جلسات از محل برگزاری جلسه، تجهیزات مورد نیاز و غیره.
• تهیه گزارشات روزانه مطابق با نیاز مدیران.
• انجام امور دفتری، تنظیم صورت جلسات، دستور جلسات و تهیه مستندات مورد نیاز.
• انجام هماهنگی میان مدیرعامل و مدیران اجرایی، کارمندان.
• تهیه ورد، اکسل، ارائه پاورپوینت، دستورکار، گزارش، پروژه‌های ویژه و سایر اسناد در راستای اهداف سازمان.
• تنظیم برنامه‌های روزانه، جلسه‌ها، ملاقات‌ها، سفرها و بازدیدها.
• نگهداری و حفظ کلیه اسناد و مدارک بر اساس ضوابط و دستورالعمل‌های مربوطه.
• پاسخ‌گویی به تماس‌های تلفنی و مراجعات حضوری.

پیش‌نیازها

• مهارت‌های نوشتاری جهت تهیه و تنظیم صورتجلسات، نامه‌نگاری و غیره.
• توانایی انجام چند کار همزمان.
• توانایی مدیریت زمان.
• قدرت مدیریت استرس و پیگیری امور.
• کار تیمی و آشنایی با اصول مدیریت پروژه.
• استقلال عمل و حل کردن مسائل به طور مستقل و کارا.
• متعهد به انجام فعالیت‌های محوله با دقت و کیفیت

شایستگی‌های رفتاری:

• وقت‌شناسی و مسئولیت‌پذیری.
• هماهنگ‌کننده، پیگیر و مسئولیت‌پذیر.
• پایبند به مهلت انجام کار.
• خلاق و باهوش.
• ظاهر و برخورد مناسب و حرفه‌ای.
• روابط عمومی بالا.
• انضباط فردی.