گزارش نویسی یکی از مهارت‌های مهم دنیای کسب و کار است و افراد نیاز دارند برای اهداف کاری خود، گزارش‌های متفاوتی را تهیه کنند. کارفرمایان یکی از شاخص‌های مهم‌شان در زمینه استخدام نیرو، از جمله استخدام مسئول دفتر، استخدام مدیر میانی دیگر شغل‌ها توانایی گزارش نویسی و ارائه درست آن است.
هنگامی که در فضای تحصیلی هستیم، معمولا واژه مقاله و گزارش به اشتباه در جای یک دیگر مورد استفاده قرار می‌گیرند اما در دنیای تجارت و کسب و کار، گزارش تعریف مشخصی دارد. با ما همراه باشید تا این موضوع را به صورت جامع بررسی کنیم.
گزارش نویسی چیست ؟
در محیط‌های تجاری، فنی یا علمی و به طور کلی در محیط‌های کاری بنا به دلایل بسیاری نیاز به تهیه گزارش است. گزارش بر حقایق تمرکز دارد و با مقاله متفاوت است.
اگر بخواهیم به صورت لغوی به معنای گزارش بپردازیم، خوب است بدانید که گزارش از ترکیب واژه گزار و پسوند “ش” شکل گرفته است. گزار در زبان فارسی معناهای متفاوتی دارد اما دو معنا که به این معنای این واژه مربوط است، به شرح زیر است.
- گزار به معنای تفسیر و تعبیر و توضیح دادن.
- گزار به معنای تعریف کردن و مرور آن چه که گذشته است.
در عمل نیز گزارش یک سند مفید و مختصر است که برای یک گروه خاص از مخاطبان و با هدف مشخصی نوشته می‌شود. گزارش معمولا سعی دارد موقعیت یا مشکلاتی را تجزیه و تحلیل کند و بر اساس این تجزیه و تحلیل، اقداماتی را که در آینده باید صورت گیرند را ارائه می‌دهد. همان طور که گفتیم گزارش با واقعیت‌های یک موضوع سر و کار دارد، بنابراین لازم است که گزارش به صورت شفاف و واضح نوشته شود.
این که ساختار گزارش به چه صورتی باشد و چه ملزوماتی نیاز است در یک گزارش رعایت شوند، به سازمان و ارگان شما بستگی دارد. بنابراین نیاز است پیش از شروع به گزارش نویسی حتما بررسی کنید که آیا در ارگان و سازمان شما، دستور العمل خاصی برای نگارش گزارش وجود دارد یا خیر.
یک گزارش شامل چه مواردی است؟
یک گزارش ممکن است شامل یک یا چند مورد از موارد زیر باشد.
- شرحی از ترتیب موقعیتها یا رویدادها
- توضیحاتی از مفهوم و اهمیتی که این رویدادها و موقعیتها دارند. این توضیحات می‌تواند از دیدگاه نویسنده گزارش باشد یا نقل و قولی از دیگر افراد. اگر از نقل و قول دیگران استفاده می‌کنید، حتما باید به این موضوع اشاره کنید که چه کسی آن‌ها را بیان کرده است.
- ارزیابی و تحلیل رویدادها با استفاده از تحقیقات صورت گرفته.
- بیان نتایج و اقداماتی که میتوان انجام داد.
- توصیه شما از بهترین اقدامات ممکن.
- بیان نتیجه.
البته که نیازی نیست از همه موارد در نگارش یک گزارش استفاده شود و اگر سازمان شما دستور العمل و ساختار خاصی مدنظر دارد، بایستی از آن ساختار پیروی کنید.
اهمیت گزارش نویسی
گزارش نویسی به دلایل زیادی دارای اهمیت است و نقش تعیین کننده‌ای را در هر ارگان و سازمان ایفا می‌کند. از جمله دلایل اهمیت نوشتن گزارش، میتوان به موارد زیر اشاره کرد.
- گزارش یک سند حاوی اطلاعات است. این اطلاعات بر اساس یک محور و هدف خاص نگارش شده‌اند و مخاطبان آن نیز می‌توانند مدیران یا کارکنان یک سازمان باشند. در واقع در گزارش‌ها، اطلاعات و رویدادهای مهم هر دوره زمانی به صورت مشخص و تفکیک شده گردآوری می‌شوند.
- یک گزارش حرفه‌ای و خوب می‌تواند با مشخص کردن داده‌های مهم، امکان بررسی و حل مشکلات را در سازمان‌ها فراهم کند. در حقیقت گزارش نویسی یکی از راه‌های پیدا کردن موانعی است که در مسیر رسیدن به هدف سازمانی به وجود می‌آیند.
- در گزارش‌ها نتیجه عملکرد کارکنان یک سازمان در یک دوره زمانی مشخص به صورت نمودارها، جداول، گراف‌ها و سایر ابزارهای اینفوگراف مشخص می‌شود. از این رو مدیران هر سازمان می‌توانند متناسب با این اطلاعات، تصمیماتی را اتخاذ کنند که به بهبود روند فعالیت آن مجموعه کمک می‌کند.
- بسیاری از اوقات تصمیماتی که توسط مدیران برای رسیدن به اهداف سازمانی اتخاذ می‌شود، تصمیمات درستی نیستند. از این رو گزارش‌های ماهانه می‌توانند کارایی این تصمیمات را به خوبی مشخص کنند. مدیران می‌توانند با بررسی گزارش‌ها، در صورت نیاز تغییرات لازم را اعمال کنند.
- گزارش‌ها در رشد و پیشرفت کسب و کارها نقش مهمی دارند. چرا که می‌توانند اطلاعات مفیدی از جمله هزینه‌ها، سود و میزان ضرر را در اختیار مدیران هر مجموعه قرار دهند. گزارش‌ها معمولا جزئیات را بررسی می‌کنند. جزئیاتی که در نهایت سبب توسعه و رشد برنامه‌های سازمانی می‌شوند.
انواع گزارش نویسی
اگر کارمند یک شرکت یا سازمان هستید، به احتمال زیاد نیاز دارید برای ثبت برنامه‌ها و فعالیت‌های خود، گزارش نویسی را فرا گیرید. به عنوان مثال شما به ماموریت کاری می‌روید یا به عنوان نماینده سازمان خود از یک مجموعه بازدید می‌کنید یا در جلسه مهمی شرکت می‌کنید. در هر صورت نیاز دارید خلاصه‌ای از اتفاقاتی که رخ داده است و فعالیت‌هایی که داشته‌اید را در قالب یک گزارش مکتوب به مدیران ارائه دهید.
البته خوب است بدانید که تمامی گزارش‌ها برای مدیران نیست و مخاطبان گزارش شما می‌توانند همکاران، مشتریان و غیره نیز باشند. از این رو برای شناخت هر چه بهتر گزارش نویسی، لازم است که انواع آن را بشناسید.
شناخت انواع گزارش‌ها به ما کمک می‌کنند تا بتوانیم در گزارش نویسی خود از نکات متفاوتی استفاده کنیم. به عنوان مثال استفاده از قالب و نوع نگارش گزارش‌های غیررسمی برای نگارش گزارش‌های رسمی ایده خوبی نیست. در این صورت حتی اگر شما تمامی نکات را نیز رعایت کرده باشید، باز هم قالب و نوع نگارش مورد استفاده شما اشتباه است. در ادامه انواع گزارش‌ها را بیان خواهیم کرد.
گزارش طولانی و کوتاه
تعریف این نوع گزارش‌ها با توجه اسمشان کاملا مشخص است. یک گزارش یک یا دو صفحه‌ای که گاها به عنوان یادداشت نیز شناخته می‌شوند در دسته گزارش کوتاه قرار می‌گیرند. در صورتی که یک گزارش 40 صفحه‌ای یک گزارش طولانی است. معمولا گزارش‌های طولانی به صورت رسمی‌تری نوشته می‌شوند.
گزارش داخلی و خارجی
گزارش داخلی به گزارش‌هایی گفته می‌شوند که در درون یک سازمان تهیه می‌شوند و مخاطب آن نیز افراد همان سازمان هستند. اما گزارش‌های خارجی برای درج در سایت‌های خبری، روزنامه‌ها و … تهیه می‌شوند. نام دیگر گزارش‌های خارجی، گزارش‌های عمومی است.
گزارش عمودی و جانبی
این تقسیم بندی مربوط به سلسله مراتب و مخاطب نهایی گزارش است. اگر گزارش تهیه شده توسط شما برای مافوق و مدیر شما باشد، این گزارش یک گزارش عمودی است. در کل هر جا جهت گزارش‌ها رو به بالا یا رو به پایین حرکت کند، به آن گزارش، گزارش عمودی می‌گویند. یعنی اگر شما مدیر هستید و مخاطب گزارش نویسی شما، کارمندان شما هستند نیز به عنوان یک گزارش عمودی شناخته می‌شود.
از سوی دیگر اگر مخاطب گزارش، همکاران شما باشند یا گزارش بین واحدهای هم سطح یک سازمان و ارگان رد و بدل شود به عنوان گزارش جانبی شناخته می‌شود. گزارش‌های جانبی به افزایش هماهنگی و نظم در سازمان‌ها کمک می‌کنند.
گزارش دوره‌ای
یکی دیگر از انواع گزارش نویسی ها، گزارش‌های دوره‌ای هستند. گزارش‌های دوره‌ای در تاریخ‌های منظم و از پیش برنامه ریزی شده ارسال می‌شوند. اکثرا از این نوع گزارش‌ها برای ارزیابی اقدامات استفاده می‌شود و از این رو یکی از ابزارهای مفید کنترل برای مدیران به شمار می‌آیند.
گزارش‌های رسمی و غیر رسمی
یکی دیگر از دسته‌بندی‌های گزارش نویسی، تقسیم گزارش‌ها به گزارش‌های رسمی و غیررسمی است.
گزارش‌های رسمی از ساختار منظم و دقیقی تشکیل یافته‌اند. معمولا بر عینیت‌ها تمرکز می‌کنند و سازماندهی بسیار خوبی دارند. در گزارش‌های رسمی جزئیات با دقت بالایی درج می‌شود و سبک نوشتاری نویسنده نیز باید یک سبک رسمی باشد. به عنوان مثال ضمایر شخصی نباید در گزارش‌های رسمی وجود داشته باشند.
در مقابل در گزارش‌های غیررسمی معمولا پیام‌ها و نتیجه‌های کوتاهی به صورت غیر رسمی و آزادانه بیان می‌شوند. گزارش‌هایی که بین همکاران رد و بدل می‌شود اغلب از نوع گزارش‌های غیر رسمی است.
گزارش‌های اطلاعاتی و تحلیلی
از مهم‌ترین دسته بندی‌های گزارش نویسی، دسته بندی گزارش‌ها به گزارش‌های اطلاعاتی و تحلیلی است.
اگر بخواهیم گزارش‌های اطلاعاتی را تعریف کنیم می‌توانیم با ذکر مثال‌هایی این موضوع را مشخص کنیم. گزارش‌هایی مانند گزارش‌های حضور و غیاب، گزارش‌های مالی ماهانه و سالانه از جمله گزارش‌های اطلاعاتی هستند. در این گزارش‌های اطلاعات واضح و مشخصی بیان می‌شود.
گزارش‌های تحلیلی به گزارش‌هایی همچون تحقیقات علمی، گزارشات امکان سنجی و ارزیابی یک پروژه، گزارش عملکرد کارکنان و غیره گفته می‌شود. معمولا در پایان این نوع گزارش‌ها، نویسنده به بیان پیشنهاداتی می‌پردازد.
گزارش‌های پیشنهادی
در گزارش‌های پیشنهادی معمولا راه‌حل‌هایی برای حل مسائل داده می‌شود. نویسنده سعی می‌کند با نگارش این نوع گزارش، توضیح دهد که چگونه آن ارگان و سازمان می‌تواند مشکلی که با آن مواجه است را برطرف نماید.
گزارش‌های عملکردی
آخرین دسته بندی گزارش نویسی که قصد داریم در رابطه با آن توضیحاتی را ارائه دهیم، گزارش‌های عملکردی هستند. گزارش‌های بازاریابی، گزارش‌های حسابداری، گزارش‌های مالی و غیره همگی به نوعی گزارش عملکردی محسوب می‌شوند و عملکردی را ارائه می‌کنند.
البته که بسته به سازمان و ارگانی که در آن مشغول به کار هستید، انواع دیگر گزارش نیز ممکن است وجود داشته باشد. اما به طور کلی سعی کردیم اکثر گزارش‌ها را پوشش دهیم و در رابطه با هر یک توضیحات مختصر و مفیدی را ارائه کنیم. اکنون بهتر است به این موضوع بپردازیم که چگونه میتوان گزارش حرفه‌ای و کارآمدی را نوشت.
چطور گزارش بنویسیم ؟
اکنون که انواع گزارش‌ها را شناخته‌اید، بهتر است به خود گزارش نویسی بپردازیم و ساختار یک گزارش حرفه‌ای را مورد بررسی قرار دهیم.
اهمیت قسمت بندی و شماره گذاری در گزارش نویسی
گزارش باید به گونه‌ای نوشته شود که اطلاعات با ساختار منظمی در اختیار مخاطبان قرار گیرد و به مخاطبان اجازه دهد به سادگی بتوانند اطلاعاتی را که به دنبالش هستند، به دست آورند.
برای این که مخاطبان بتوانند به سادگی و به سرعت به اطلاعات مدنظرشان دسترسی پیدا کنند، نیاز است گزارش به بخش‌ها و عناوین مرتبط به هم تقسیم شوند و گزارش ما فهرست منسجمی داشته باشد. توجه به عنوان‌ها و زیر عنوان‌ها، توجه به شماره صفحات و غیره همگی در نگارش یک گزارش مهم هستند. می‌توانید به سادگی و با استفاده از نرم افزاری مانند نرم افزار Microsoft Word صفحات گزارش خود را شماره‌گذاری کنید و تیترها و عناوین را مشخص کنید.
شروع گزارش نویسی
اولین مرحله در نگارش گزارش، برنامه ریزی برای نوشتن آن گزارش است. ساختار گزارش باید به گونه‌ای باشد که به بهترین شیوه ممکن اطلاعات، افکار و پیشنهادات شما بتوانند در اختیار مخاطب قرار گیرند. از این رو بهتر است پیش از شروع به گزارش نویسی، برای نگارش کلی آن برنامه‌ای در نظر داشته باشید.
توجه به دستورالعمل‌ها
این موضوع مهم است که گزارش شما مطابق با دستورالعمل و دستور کار ارگان و سازمان شما تهیه شود.
در تمام مدت به هدف گزارش خود توجه داشته باشید.
معمولا از ابتدا می‌دانید که این گزارش قرار است در چه حیطه‌ای نوشته شود و مخاطبان آن نیز چه کسانی هستند. پیشنهاد می‌کنیم همواره به این موضوع توجه داشته باشید و از هدف اصلی گزارش خود دور نشوید.
ممکن است نیاز باشد که منابع و ماخذ نوشته‌هایتان را نیز به همراه گزارش ارائه دهید. این موضوع مهم است که متوجه باشید از چه منابعی اطلاعات خود را به دست آورده‌اید و بتوانید گفته‌های خود را ثابت کنید.
ساختار گزارش
در گزارش نویسی بایستی به ساختار گزارش توجه داشته باشیم. ساختار یک گزارش به صورت کلی در دستورالعمل و دستور کار گزارش نویسی هر سازمان مشخص شده است اما اگر دستور العمل خاصی در ارگان و سازمان شما وجود ندارد، می‌توانید از دستور العمل پیشنهاد ما استفاده کنید. معمولا هر گزارش بایستی شامل چکیده، مقدمه، بدنه اصلی گزارش، پیشنهادات و نتایج باشد.
چکیده
چکیده یک گزارش معمولا خلاصه کوتاهی از کل محتویات نگارش شده در گزارش است. بهتر است نوشتن بخش چکیده به زمانی موکول کنید که تمامی نکات گزارش را نوشته‌اید و در قسمت‌های پایانی گزارش نویسی خود هستید.
چکیده یک گزارش نباید بیشتر از یک صفحه باشد و بهتر است در حدود نصف صفحه باشد. هدف از نگارش چکیده در گزارش نویسی نیز این است که مخاطبان بتوانند با یک نگاه کلی از محتویات گزارش با خبر شوند.
مقدمه
یکی از اصول گزارش نویسی، ذکر مقدمه است. مقدمه خوب نشان می‌دهد که شما می‌خواهید در طول گزارش چه چیزی بگویید. برای مثال اگر قصد دارید در رابطه با راه‌حل‌های یک مشکل، گزارشی را تهیه کنید بهتر است در مقدمه به صورت خلاصه به بیان مشکلاتی که وجود دارند بپردازید. همچنین در این بخش می‌توانید اشاره کوتاهی نیز به قسمت نتیجه گیری داشته باشید.
بدنه اصلی یک گزارش
بدنه اصلی یک گزارش باید به گونه منظمی ساختاربندی شود و خواننده بتواند به راحتی در میان موضوعات ارائه شده در گزارش، هدایت شود. برای رسیدن به این هدف بهتر است که بدنه اصلی گزارش به بخش‌های مختلفی تقسیم شود و هر بخش نیز خود از زیربخش‌های مرتبطی شکل گیرد. در هر بخش و زیر بخش باید نکات اصلی به خوبی و به صورت شفاف بیان شوند. تمام اطلاعاتی که در بدنه اصلی گزارش ذکر می‌شوند بایستی به موضوع اصلی مربوط باشند و جوانب مختلف آن را پوشش دهند.
نتیجه گیری و پیشنهادات
نتیجه گیری و پیشنهادات می‌توانند تحت یک عنوان ذکر شوند و هم میتوان آنان را به صورت جداگانه بیان کرد. در نتیجه گیری مشخص می‌کنیم که میتوان چه نتایجی را از موضوعات گفته شده برداشت کرد. میتوان از نتایج تجربی نیز استفاده کرد.
در قسمت پیشنهادات نیز نویسنده گزارش بایستی توصیه‌هایی را ارائه دهد که به بهتر شدن وضعیت موجود کمک می‌کنند. این توصیه‌ها بایستی دقیق باشد و به عنوان مثال اگر پیشنهادات حاوی پیشنهادات مالی است باید رقم تخمین زده مشخص شود.
سبک نوشتن در گزارش نویسی
در حین نگارش یک گزارش بایستی هدفتان کاملا شفاف و مشخص باشد. گزارش در هر زمینه‌ای که نگارش می‌شود بایستی گزارش جامع و کاملی باشد. به طوری که اگر فردی که در زمینه موضوع مورد نظر اطلاعات کافی ندارد نیز گزارش را بخواند، گزارش پیچیدگی خاصی نداشته باشد و آن فرد بتواند موضوعات را درک کند. بنابراین زبان گزارش باید زبان ساده‌ای باشد و از بیان جملات و عبارت‌های پیچیده خودداری شود.
همچنین در یک گزارش خوب نباید بیش از حد از اصطلاحات تخصصی و فنی استفاده شود. حتی اگر مجبور شدید از این اصطلاحات استفاده کنید باید آن را توضیح دهید.
به مخاطبان گزارش خود نیز توجه داشته باشید و بدانید که گزارش باید برای آنان کاملا گویا و قابل فهم باشد.
ویژگی‌های یک گزارش کاربردی و کامل
برای آن که بتوانید گزارش کامل و کاربردی ارائه دهید، لازم است به نکات بیشتری توجه کنید. از جمله این نکات میتوان به موارد زیر اشاره کرد.
· توجه به قواعد دستوری
بهتر است در گزارش شما قواعد دستوری به صورت کامل رعایت شوند. یعنی مهم است که در جمله بندی شما جملات از نظر جای فعل و فاعل و غیره صحیح باشند. همچنین در استفاده از حروف ربط مانند حروف و، که، از، به و غیره دقت کنید. در نگارش یک گزارش باید بکوشید طی جملات کوتاه، با دقت و صراحت بالا، مطالب را بیان کنید.
· از شکل درست کلمات بهره گیرید
طبیعتا اتفاق جالبی نیست که در گزارش شما غلط املایی دیده شود. بهتر است به این موضوع دقت کنید و سعی کنید با بازبینی گزارش این موارد را کنترل کنید و اشتباهات را به حداقل برسانید.
· ترتیب را رعایت کنید
سعی کنید ترتیب را در هنگام نگارش گزارش خود رعایت کنید. به عنوان مثال اگر نیاز است به بیان رویدادهایی بپردازید، سعی کنید به ترتیب وقوع رخ دادن هر رویداد آن‌ها را بیان کنید.
· ظاهر گزارش نیز مهم است
هیچ کس دوست ندارد یک گزارش بی‌نظم و درهم را بخواند. بنابراین این نکته نیز مهم است و سعی کنید گزارش منظم و مرتبی را ارائه می‌دهید. استفاده از نرم افزارهایی شبیه Google Slide یا Prezi می‌تواند یک ظاهر مناسب به گزارش شما بدهند.
سخن آخر
مهارت گزارش نویسی از جمله مهارت‌های بسیاری مهمی است که اکثر ما به اهمیت آن واقف هستیم اما برای یادگیری این مهارت مهم و ضروری وقت چندانی اختصاص نمی‌دهیم.
اهمیت گزارش نویسی بسیار زیاد است و می‌تواند نقش کلیدی در موفقیت فردی و سازمانی شما داشته باشد. از این رو پیشنهاد می‌کنیم حتما برای یادگیری این مهارت کلیدی و مهم زمان مناسب را اختصاص دهیم. در طول متن سعی کردیم به نکات متعددی پیرامون نگارش یک گزارش کارآمد و حرفه‌ای اشاره کنیم.
اگر مدیر یک مجموعه هستید، توصیه ما به شما این است که حتما خود مهارت گزارش نویسی را فراگیرید و سعی کنید با ایجاد دوره‌هایی، گزارش نویسی را به کارکنان خود نیز آموزش دهید. چرا که در دنیای امروز نقش مهارت گزارش نویسی کمتر از نقش سایر مهارت های نرم و ارتباطی نیست.
گزارش یک سند مفید و مختصر است که برای یک گروه خاص از مخاطبان و با هدف مشخصی نوشته می‌شود.
شرحی از ترتیب موقعیتها یا رویدادها، ارزیابی و تحلیل رویدادها با استفاده از تحقیقات صورت گرفته، بیان نتایج و اقداماتی که میتوان انجام داد و … .
