داشتن مهارت های ارتباطی موثر برای برقراری ارتباط با مافوق، همکاران و کارکنان صرف نظر از نوع صنعتی که در آن فعالیت می کنید، ضروری است.
در عصر دیجیتال، کارکنان باید بدانند که چگونه پیام ها را حضوری و به طور موثر انتقال و دریافت کنند، درست مثل انتقال و دریافت پیام از طریق موبایل، ایمیل و شبکه های اجتماعی.
مهارت های ارتباطی به شما در استخدام شدن، ارتقای شغلی و موفق شدن در حوزه ی کاریتان کمک می‌کند.
برترین مهارت های ارتباطی
اگر بخواهید در یک مصاحبه ی شغلی، از بین کاندیداهای مختلف شما انتخاب شوید، می بایست برخی از مهارت های ارتباطی که در ادامه بیان خواهیم کرد را داشته باشید. این ها برخی از مهارت های ارتباطی هستند که مدیران و استخدام کنندگان انتظار دارند شما آن ها را داشته باشید. بنابراين لازم است این مهارت ها را در خود برجسته کنید و در مصاحبه های شغلی خود آن ها را نشان دهید.
پس از استخدام نیز این مهارت های ارتباطی کمک می کنند تا بتوانید رئیس، همکار و مشتری های خود را تحت تاثیر قرار دهید.
1- مهارت گوش دادن:
یکی از راه های برقراری ارتباط خوب، شنونده ی خوب بودن است. هیچ کسی دوست ندارد با کسی ارتباط برقرار کند که فقط به فکر بدست آوردن پول باشد و هیچ زمانی را برای شنیدن حرف های طرف مقابل اختصاص ندهد. اگر شما شنونده‌ی خوبی نباشید، درک کاری که از شما خواسته می شود سخت خواهد بود.
برای تمرین شنونده ی فعال بودن وقت بگذارید. گوش دادن فعال شامل توجه دقیق به آنچه طرف مقابل می گوید، پرسیدن سوال های روشن کننده و بازگویی آنچه که شخص می گوید برای اطمینان از درک درس سخنشان (خب، شما می گویید که… ) . شما به کمک گوش دادن فعال، بهتر می توانید منظور طرف مقابلتان را بفهمید و پاسخ مناسبی بدهید.
2- مهارت ارتباط غیرکلامی
زبان بدن،تماس چشمی، حرکات دست و لحن صدای شما، همگی پیامی که میخواهید منتقل کنید را معنی می بخشند.
تماس چشمی به این دلیل مهم است که وقتی شما به
چشم های طرف مقابلتان نگاه می کنید، به او نشان می دهید که روی او و گفتگویتان متمرکز هستید. (با این حال، حواستان باشد که به او خیره نشوید، چرا که می تواند باعث ناراحتی او شود.)
همچنین، هنگام صحبت کردن به سیگنال های غیر کلامی دیگران هم توجه کنید. نشانه های کلامی، اغلب نشان می دهند که یک شخص واقعا چه احساسی دارد. به عنوان مثال، اگر شخصی هنگام صحبت کردن به چشمان شما نگاه نمی کند، ممکن است احساس راحتی نکند و یا حقیقتی را از شما پنهان کند.
3- مهارت واضح و خلاصه سخن گفتن
ارتباط کلامی خوب به معنای به اندازه سخن گفتن است. زیاد یا کم صحبت نکنید، سعی کنید پیام خود را در کمترین کلمه و کوتاهترین جمله ی ممکن بیان کنید. هنگام گفتگو با شخصی، چه به صورت حضوری و چه از طریق تلفن و ایمیل، مطلوب خود را به طور واضح و مستقیم بیان کنید. اگر شما بخواهید طولانی و بی محتوا سخن بگویید، مخاطبین شما از گوش دادن به شما امتناع می کنند و یا خواست شما را درک نخواهند کرد.
4- مهارت ارتباط دوستانه
با داشتن یک لحن دوستانه، یک سوال شخصی، یا صرفا یک لبخند، همکاران خود را به داشتن یک ارتباط باز و صادقانه تشویق می کنید. با این حال، مؤدب بودن در تمام ارتباطات محیط کاریتان اعم از ارتباطات حضوری و یا ارتباطات مکاتبه ای، امری مهم و ضروری است.
در صورت امکان، بهتر است ایمیل های خود را برای همکاران و یا کارکنان شخصی سازی کنید. یک جمله کوتاه مانند “امیدوارم همگی آخر هفته ی خوبی را داشته باشید. ” در ابتدای ایمیل می تواند پیام را شخصی سازی کند و باعث شود که گیرنده احساس قدردانی بیشتری کند.
5- مهارت داشتن اعتماد به نفس
داشتن اعتماد به نفس در تعاملات با دیگران، امری ضروری و مهم است. با داشتن اعتماد به نفس، می توانید به همکاران خود نشان دهید که از گفته های خود مطمئن هستید.
ایجاد اعتماد به نفس می تواند به سادگی برقراری تماس چشمی و یا استفاده از لحنی محکم اما دوستانه باشد.
از بیان جملاتی شبیه به جملات سوالی خودداری کنید. همچنین، حواستان باشد که متکبرانه و پرخاشگرانه به نظر نرسید. مطمئن باشید که همیشه به حرف های طرف مقابل گوش می دهید و با او همدردی می کنید.
6- مهارت همدلی کردن
همدلی یا یکدلی یکی از مهارت های ارتباطی است که برای برقراری ارتباط موثر مورد نیاز است. استفاده از عبارت های ساده ای مثل: ” متوجه حرفتان هستم..” این اطمینان را به طرف مقابلتان می‌دهد که به صحبت های او
گوش داده اید و به‌نظرات او احترام می گذارید.
شنونده ی فعال بودن، به شما کمک می کند تا احساسات و افکار طرف مقابلتان را در حین گفتگو به خوبی بفهمید که به نوبه ی خود، نشان دادن همدلی را آسان تر می کند.
7- مهارت داشتن ذهن باز
برای داشتن یک ارتباط خوب، بايد با ذهنی باز و منعطف وارد مکالمه شد. به جای فهماندن و درمیان گذاشتن پیام و دیدگاه خود، پذیرای درک دیدگاه طرف مقابل و گوش دادن به حرف های او باشید.
اگر با تمایل، به گفتگویی وارد شوید، حتی گفتگو با افرادی که با آنها مخالف هستید، می توانید گفتگو های صادقانه و سازنده تری داشته باشید.
8- مهارت احترام گذاشتن
یکی از مهارت های ارتباطی که باعث می شود مردم برای برقراری ارتباط با شما مشتاق تر شوند، احترام گذاشتن به آنها و عقایدشان است.
کارهای ساده ای مانند استفاده از نام شخص، برقراری تماس چشمی و گوش دادن فعال هنگام صحبت کردن، باعث می شود که فرد احساس راحتی با شما داشته باشد. در مکالمات تلفنی خود از حواس پرتی اجتناب کنید و روی مکالمه متمرکز شوید.
هنگام ارسال ایمیل به شخصی، سعی کنید محتوای پیام خود را به صورت محترمانه به وی انتقال دهید. اگر ایمیلی شلخته و گیج کننده ارسال کنید، گیرنده ایمیل تصور می کند که در ارتباط با او، به اندازه ی کافی برای وی احترام قائل نیستند.
9- مهارت بازخورد مناسب دادن
توانایی دادن و دریافت بازخورد مناسب یکی از مهم ترین مهارت های ارتباطی می باشد. مدیران و سرپرستان بایستی، به طور مداوم به دنبال راه هایی برای ارائه ی بازخورد سازنده به کارکنان خود باشند، حال این بازخورد ها می توانند از طریق ایمیل، تماس های تلفنی و یا به‌روزرسانی وضعیت هفتگی باشد.
به طور مشابه، شما بایستی بتوانید بازخوردهایی که دیگران ارائه می دهند را بپذیرید و حتی آنان را تشویق کنید به دادن بازخورد. به بازخورد هایی که به شما داده می شود، گوش دهید، اگر از موضوع و آنها مطمئن نیستید، سوال بپرسید و برای اجرای آنها تلاش کنید.
10- انتخاب رسانه ی مناسب
یکی از مهارت های ارتباطی مهم این است که به سادگی بدانیم از چه شکلی از ارتباط استفاده کنیم. برای مثال، برخی از گفتگو های جدی(اخراج، استعفا، تغییر حقوق و..) تقریبا همیشه بهتر است شخصاً و به صورت حضوری انجام شوند.
برای انتخاب نوع ارتباط، بایستی شرایط طرف مقابلتان را در نظر بگیرید. اگر آن شخص، فردی پرمشغله باشد (مانند رئیستان)، بهتر است پیامتان را از طریق ایمیل ارسال کنید. قطعا مخاطبینتان از اینکه به روش مناسبی پیام خود را به آن ها منتقل کرده اید، قدردان شما خواهند بود و احتمالا پاسخ مثبتی از آن ها دريافت خواهید کرد.
چگونه مهارت های نرم خود را تقویت کنیم؟
1- مهارت های ارتباطی خود را با شغل مطابقت دهید:
لیست مشاغل را تجزيه و تحلیل کنید، به مهارت های سخت و نرمی که در توضیح مشاغل تاکید زیادی شده است، توجه ویژه ای داشته باشید، سپس رزومه ی خود را با نیازمندی های آن ها مطابقت دهید.
2- سایر مهارت های مورد نیاز را بشناسید :
مهارت های نرم مانند مهارت های ارتباطی، ممکن است در شرح شغل مورد توجه قرار نگیرند، اما مدیران بخش استخدام توجه زیادی به آن دارند.
3- از مصاحبه های شغلی به نفع خود استفاده کنید :
مصاحبه های شغلی این فرصت را برای شما فراهم می کند، تا به مدیران بخش استخدام نشان دهید که مهارت های ارتباطی کلامی لازم برای موفقیت در شغل مورد نظر را دشته باشید، نه اینکه فقط به آن ها بگویید که این مهارت هارا دارید.
قبل از مصاحبه، تمرین کرده و خود را برای مصاحبه آماده کنید، از مکث کردن قبل از پاسخ به سوالات مصاحبه گر نترسید و در صورت نیاز از آن ها بخواهید تا توضیح دهند.
4- پس از استخدام شدن متوقف نشوید:
اگر میخواهید پس از استخدام، تاثیر ماندگاری بر روی همکاران خود بگذارید، از مهارت های ارتباطی در محیط کار استفاده کنید.
در محیط کار، از شرکت در جلسه های کاری شرکت گرفته تا صحبت با مشتری ها، فرصت های زیادی برای نشان دادن مهارت های ارتباطی شما فراهم می شود.
سوالات متداول
چگونه می‌توان در مصاحبه‌ی شغلی، اعتماد مصاحبه کننده را جلب کرد؟
در مصاحبه‌ی شغلی، با نشان دادن مهارت‌های ارتباطی کلامی خود می‌توانید نظر ایشان را جلب کنید.
چگونه می‌توان با افرادی با دیدگاه های مخالف به گفتگو پرداخت؟
اگر با تمایل، به گفتگویی وارد شوید، حتی گفتگو با افرادی که با آنها مخالف هستید، می توانید گفتگو های صادقانه و سازنده تری داشته باشید.
منبع: The Balance Career
