جانشین پروری در سازمان چیست؟

فرآیند جانشین پروری در یک سازمان فرآیندی است که طی آن افراد شایسته برای احراز مشاغل کلیدی یک سازمان، از میان افراد واجد شرایط انتخاب و پرورش داده میشوند.

در واقع فرآیند جانشین پروری فرآیندی برای پرورش استعدادها در پست‌های مدیران اجرایی، رهبران یا کارکنان کلیدی در هنگام جابجایی آن‌ها به سمت‌های دیگر، ترک شغل، اخراج، بازنشستگی یا فوت است.

معمولا واحد مدیریت منابع انسانی و کارشناس منابع انسانی نقش کلیدی را در برنامه‌ریزی‌های مربوط به جانشین پروری ایفا می‌کند. البته حمایت رهبران و مدیران ارشد جهت موفقیت این امر بسیار مهم است.

فرآیند جانشین پروری تضمین می‌کند که یک کسب و کار پس از خالی شدن یک پست مهم و کلیدی به راحتی به فعالیت خود ادامه دهد. زیرا یک ذخیره همیشگی از بهترین استعدادها را دارد. همچنین یک سازمان ممکن است برای حفظ دانش موجود در شرکت، شناسایی شکاف‌های مهارتی جهت آموزش و سرمایه‌گذاری بر روی کارکنان، این فرآیند را اجرا کند.

در ادامه توضیح می‌دهیم که اهداف فرآیند جانشین پروری چیست، این فرآیند چه زمانی در سازمان ضرورت پیدا می‌کند، تفاوت آن با برنامه جایگزینی چیست، مراحل این فرآیند چیست، چه چالش‌هایی را به دنبال دارد و…. با ما همراه باشید.

اهداف فرآیند جانشین پروری

مطابق با تحقیقی که در سال 2000 در دانشگاه پنسیلوانیا انجام شده است، به طور کلی اهداف فرآیند جانشین پروری را می‌توان به صورت زیر بیان کرد:

• فراهم کردن فرصت های شغلی برای افراد با استعداد در رده های مدیریتی
• شناسایی نیازهای جانشینی به عنوان ابزاری برای توسعه و آموزش افراد
• آمادگی برای از دست دادن ناگهانی افراد در سطوح کلیدی سازمان به هر دلیل
• افزایش خزانه استعدادها از کارکنان قابل ارتقا

ضرورت فرآیند جانشین پروری

در ابتدا باید بدانیم که ضرورت فرآیند جانشین پروری چیست و چه زمانی باید از آن استفاده کنیم اما قبل از آن باید بدانیم جانشین پروری فرآیندی است که نمی‌توان در همه سازمان‌ها آن را پیاده سازی کرد.

لازم است بدانیم که مدیریت منابع انسانی سازمان در چه سطحی از بلوغ قرار دارد. برای این کار می‌توان از مدل شناخته شده 34000 استفاده کرد. در این مدل فرآیند جانشین پروری در سطح چهارم بلوغ یعنی سطح بهینه قرار دارد. پس باید پیش‌نیازهای آن که در سطوح پایین‌تر هستند، فراهم شده باشد و بعد بر روی این فرآیند تمرکز کرد.

با در نظر گرفتن توضیحات فوق، فرآیند جانشین پروری در یک سازمان زمانی ضرورت دارد که:

• نرخ خروج کارکنان کلیدی در سازمان افزایش می‌یابد.
• بخش قابل توجهی از سازمان را جمعیت بازنشسته تشکیل دهند.
• کارکنان سازمان از نوع دانشی هستند و جایگزین‌سازی دشوار است.
• سازمان قصد توسعه یا کوچک‌سازی داشته باشد.
• تغییرات محیطی و تکنولوژیک وجود داشته باشد.
• رقابت در بازار کار بالا است.
• روحیه و انگیزه کارکنان به دلیل این که امیدی به ارتقاء ندارند، کاهش یافته باشد.

برنامه جایگزینی چه تفاوتی با جانشین پروری دارد؟

فرآیند جانشین پروری در سطح بالاتری نسبت به برنامه‌های جایگزینی قرار می‌گیرد. در این قسمت می‌خواهیم بدانیم برنامه جایگزینی چه تفاوتی با جانشین پروری دارد؟

1. در برنامه‌های جایگزینی شغل‌ها از نظر شرایط احراز و نوع وظایف و مسئولیت‌ها معمولا ثابت هستند و خیلی تغییر نمی‌کنند اما در جانشین پروری مهم‌ترین فاکتور این است که محیط داینامیک است یعنی ویژگی‌های شغل در آینده با ویژگی‌های فعلی متفاوت است.

2. تفاوت بعدی دیگر این است که دوره‌های زمانی برای برنامه‌های جایگزینی کوتاه‌تر از فرآیند جانشین پروری است. به طور معمول زمان مورد نظر برای برنامه جایگزینی 6 الی 12 ماه و برای فرآیند جانشین پروری 2 سال یا بیشتر است.

3. در برنامه جایگزینی معمولا کاندیداها از افراد داخلی سازمان انتخاب می شوند اما در جانشین پروری افراد لزوما از داخل انتخاب نمی‌شوند و می‌توانیم از خارج سازمان هم کاندیدا داشته باشیم.

4. یک تفاوت مهم دیگر بین جایگزینی و جانشین پروری این است که در جایگزینی مدیر مستقیم مهم‌ترین فردی است که برای این کار دخالت می‌کند و در واقع کار ارزیابی را انجام می‌دهد اما در فرآیند جانشین پروری دیگر ارزیابی با مدیر مستقیم کفایت نمی‌کند بلکه باید از ارزیابی 360 درجه یا حتی از ارزیابی‌های خارج سازمان استفاده کنیم.

5. در جایگزینی به ازای هر شغل یک فرد در نظر گرفته می‌شود اما در جانشین پروری معمولا خزانه استعداد یا اصطلاحا talent pool ایجاد کرده و افراد مستعد را در آنجا تربیت می‌کنیم تا در فرصت مناسب هرکدام در شغل مناسب خود قرار گیرند.

6. در برنامه جایگزینی معیار انتخاب تجربه کاری شخص موردنظر است اما در فرآیند جانشین‌پروری عمدتا شایستگی‌های فرد اهمیت پیدا می‌کنند.

7. و آخرین تفاوت این است که در جایگزینی، برنامه‌های توسعه‌ای به صورت محدود در نظر گرفته می‌شود. اما در فرآیند جایگزینی، برنامه‌های توسعه‌ای صرفا یک برنامه آموزشی نیست بلکه متنوع و منعطف با نیاز طراحی می‌شوند.

مراحل فرآیند جانشین پروری

برای اجرای مراحل فرآیند جانشین پروری مدل‌های مختلف مشهوری وجود دارد اما در اینجا یک مدل جامع‌تر که به نوعی تمام مدل‌ها را در بر می‌گیرد، توضیح داده می‌شود. در ادامه مراحل انجام یک فرآیند جانشین پروری بیان شده است.

1) مشارکت و حمایت همه سازمان را جلب کنید

در ابتدای امر مهم جانشین پروری لازم است که مشارکت و حمایت همه سازمان را جلب کنید. منظور از همه سازمان هم کارکنان و هم مدیران ارشد سازمان است. اجرای این نوع برنامه‌ها در سازمان معمولا با مقاومت از سوی کارکنان همراه است زیرا آنه‌ا ممکن است موقعیت خود را در خطر ببینند.

از طرف دیگر باید با ارائه یک چشم انداز روشن، ضرورت‌ها، چالش‌ها، ریسک‌ها و… از فرآیندی که می‌خواهیم در سازمان پیاده سازی کنیم، مدیران و مشاوران را با خود همراه کنیم.

2) یک برنامه طراحی کنید

برای اجرای هرچه بهتر فرآیند جانشین پروی با تشکیل یک کمیته راهبری، یک برنامه طراحی کنید. در این کمیته لازم است از افراد کلیدی و تاثیرگذار سازمان و همچنین مشاوران حرفه‌ای خارج از سازمان به صورت فعال استفاده شود.

همچنین این برنامه باید زمان‌بندی شده باشد و اقدامات و نتایج در هر مرحله مشخص باشد. این کار باعث می‌شود که کمیته راهبری به خوبی بر نحوه اجرای برنامه نظارت داشته و بازخوردها موثرتر باشد.

3) مشاغل کلیدی سازمان را مشخص کنید

یکی از مهم‌ترین مراحل این است که مشاغل کلیدی سازمان را مشخص کنید اما چگونه می‌توان این کار را انجام داد؟

برای این کار می‌توان در مورد هر شغل سوالاتی پرسید تا مشخص شود که آیا جزء مشاغل کلیدی هست یا خیر. سوالاتی از قبیل:

• آیا این شغل با ماموریت اصلی سازمان ارتباط نزدیک دارد؟
• آیا انجام آن نیاز به سطوح بالایی از دانش و مهارت دارد؟
• آیا تامین نیروی انسانی شایسته برای آن آسان و ارزان نیست؟
• آیا در ارتباط مستقیم با مشتری و بازار و سهم بازار دارد؟
• آیا برای سازمان مزیت رقابتی ایجاد می‌کند؟
• و…

4) از مدل‌های شایستگی سازمان استفاده کنید

برای اینکه بتوان بهتر یک فرآیند جانشین پروری را طراحی و پیاده سازی کرد، لازم است از مدل‌های شایستگی سازمان استفاده کنید.

همانطور که قبلا نیز گفته شد، فرآیند جانشین پروری در سازمانی انجام می‌شود که از نظر بلوغ سازمانی در مدل استاندارد 34000 در سطح بهینه قرار گرفته باشد. سازمان‌هایی که در این سطح قرار دارند معمولا باید قبلا و در سطوح پایین‌تر برای سازمان خود یک یا چند مدل شایستگی تعریف کرده باشند. حال ممکن است این سوال پیش بیاید که مدل شایستگی چیست؟

شایستگی مجموعه دانش، مهارت‌ها، خصوصیات شخصیتی، علایق، ارزش‌ها، تجربه‌ها و توانمندی‌های مرتبط با شغل است که باعث می‌شود یک فرد در یک موقعیت شغلی بالاتر از حد متوسط نقش خود را ایفا کند. مدل شایستگی مجموعه‌ای از شایستگی‌های اصلی، فرعی و مصادیق رفتاری مرتبط با آن‌هاست.

بطور کلی با استفاده از شایستگی‌ها می‌توان تعیین کرد که آیا افراد برای انتقال به سطوح بعدی آماده هستند و اگر آماده نباشند شایستگی‌ها می‌توانند به شناسایی فعالیت‌های آموزشی و توسعه مورد نیاز برای آماده ساختن آن‌ها کمک کند.

5) افراد با استعداد را شناسایی و ارزیابی کنید

این مرحله، مرحله انتخاب است که باید افراد با استعداد را شناسایی و ارزیابی کنید. برای شناسایی یا انتخاب اولیه افراد می‌توان از شاخص‌هایی استفاده کرد. برای مثال:

• فرد دارای توان بالقوه مدیریتی از دیدگاه مدیران ارشد باشد
• متعهد به سازمان باشد
• دارای سابقه عملکرد بالاتر از متوسط طی سه دوره گذشته باشد
• پرانگیزه و جوان باشد و تمایل به رشد و یادگیری داشته باشد.
• و…

بعد از مشخص کردن این فاکتورها، فرد را مورد ارزیابی قرار میدهیم. معمولا روش های مختلفی برای ارزیابی عملکرد وجود دارد از جمله ارزیابی 360 درجه، ارزیابی با روش OKR و … اما صرفا استفاده از ارزیابی عملکرد کافی نیست و باید از کانون های ارزیابی هم استفاده کرد.

کانون‌های ارزیابی نوعی فرآیند ارزیابی اما جامع‌تر از آن است. در فرآیند ارزیابی عملکرد تمرکز بر روی عملکرد فعلی فرد است. در کانون‌های ارزیابی شایستگی‌ها و توانمندی‌هایی که هنوز در فرد به منصه ظهور نرسیده‌اند، نیز مورد توجه قرار می‌گیرد. به این صورت شرایط جدید کاری بسیار بهتر ارزیابی می‌شود.

6) توسعه و توانمندسازی انجام دهید

برنامه‌های توسعه از جمله برنامه‌هایی است که همیشه مورد توجه سازمان‌ها بوده است اما این سوال پیش می‌آید که در فرآیند جانشین پروری چگونه توسعه و توانمندسازی انجام دهید؟

برای این کار می‌توان از برنامه‌های آموزشی موجود در فرآیند آموزش سازمان استفاده کرد از جمله: آموزش‌های شبیه‌سازی شده، یادگیری در حین کار، منتورینگ و کوچینگ، چرخش شغلی و… .

7) اثربخشی کل فرآیند جانشین پروری را ارزیابی کنید

در آخرین مرحله لازم است اثربخشی کل فرآیند جانشین پروری را ارزیابی کنید. برای این کار کمیته راهبری شاخص‌هایی را تعیین می‌کند تا بتوان فرآیند و نتایج آن را ارزیابی کرد.

شاخص‌هایی که برای ارزیابی فرآیند بیشتر مورد توجه قرار می‌گیرند شامل بررسی پست‌های کلیدی دارای جانشین، ارزیابی میزان پیشرفت شغلی در سازمان، ارزیابی انگیزه و اشتیاق کاندیداها در طول برنامه توسعه و ارزیابی شایستگی مدیران انتخاب شده پس از جانشینی است.

چالش‌های فرآیند جانشین پروری

در فرآیندهای مدیریت منابع انسانی همیشه چالش‌هایی نیز وجود دارد و این فرآیند نیز از این چالش‌ها مصون نیست. از جمله چالش‌های فرآیند جانشین پروری که مرسوم هستند، موارد زیر را می‌توان نام برد:

• در فرآیند جانشین پروری موضوع تغییر نقش پررنگی ایفا می‌کند اما چالش اصلی مقاومت افراد در برابر این تغییر است که این چالش باید توسط کارشناسان منابع انسانی حل شود.
• در خیلی از سازمان‌ها افراد حس خوبی نسبت به این فرآیند ندارند و ممکن است فکر کنند این برنامه موقعیت شغلی آن‌ها را به خطر می اندازد و برای آن‌ها رقیب می‌تراشد.
• گاهی متقاعد کردن مدیران ارشد و سیاست‌گذاران سازمان برای اجرای این فرآیند دشوار است زیرا فرآیندی زمان‌بر و هزینه‌بر است و باید این فرآیند با برنامه‌های استراتژیک کل سازمان هم‌سوسازی شود.
• افرادی که مشاغل کلیدی را انتخاب می‌کنند باید مهارت بالایی در تعیین این که کدام بخش‌های سازمان ریسک بالاتری در از دست دادن افراد کلیدی دارند، داشته باشند. بعبارت دیگر باید توانایی اولویت بخشی به مشاغلی که این فرآیند باید هرچه سریع‌تر برای آن‌ها طی شود را به خوبی دارا باشند.

یک مثال جهانی از فرآیند جانشین پروری

برای اینکه اهمیت این موضوع را در دنیا بهتر درک کنیم، یک مثال جهانی از فرآیند جانشین پروری را مختصرا بیان می‌کنیم.

چندین سال قبل از این که استیو جابز از سمت مدیرعاملی شرکت اپل در سال 2011 کناره گیری کند، تیم کوک جانشین خود را آماده کرده بود تا نقش رهبری این سازمان را بر عهده بگیرد.

این فرآیند جانشینی شامل کار کردن کوک با طیف وسیعی از نقش‌های عملیاتی و مستقیماً با خودِ جابز برای تجربه دقیق نقش مدیرعاملی بود. کوک همچنین دو بار در زمانی که جابز در مرخصی استعلاجی به سر می‌برد، فعالیت‌های روزانه وی را انجام می‌داد.

استیو جابز علاوه بر این فرآیند جانشینی برای نقش رهبری ارشد، دانشگاه اپل را نیز در سال 2008 به عنوان راهی برای ارائه برنامه‌های درسی رهبری بر‌اساس دانش کسب و کار و تجربیات خود تأسیس کرد.

نتیجه‌گیری

پیاده‌سازی فرآیند جانشین پروری نتایج مهمی را برای یک سازمان دربردارد. مطالعات نشان داده که بین مدیریت جانشین پروری و افزایش بازدهی سرمایه رابطه مستقیمی وجود دارد.

این فرآیند موجب ایجاد فرهنگ عملکردی بالا که در آن افراد مناسب جذب و حفظ شوند می‌شود. همان طور که در قسمت‌های قبلی گفته شد، یک خزانه از رهبران واجد شرایط برای پر کردن پست‌های کلیدی ایجاد می‌کند.

هم‌چنین از آنجایی که انتخاب عمدتا بر مبنای شایستگی است، باعث تقویت انگیزش و روحیه افراد می‌شود و می‌تواند رضایت شغلی کارکنان و مدیران را ارتقا دهد.