شما به تنهایی از پس تمام مسئولیت‌های یک کسب و کار بر نمی‌آیید. امکان ندارد که زمان و تخصص کافی برای انجام تمامی کارها از قبیل تولید، مسائل فنی و مربوط به ای تی و یا فروش را بطور همزمان داشته باشید. ناگزیر اقدام به جذب نیرو و تفویض اختیارات خواهید کرد. هرچند که تفویض اختیار برای شخص جدید مسئولیت به همراه می‌آورد، اما نمی‌توان انتظار داشت هیچ چالشی در روند کار ایجاد نشود. حتی زمانی که در ابتدای مسیر بوده‌اید و به تنهایی مسئولیت بخش های مختلف را انجام می‌دادید، برای خود شما نیز اتفاق افتاده که مسئله‌ای را فراموش کنید، تصمیم اشتباهی بگیرید و در نهایت با یک اشتباه کوچک، خطر بزرگی برای ادامه کار ساخته باشید.
حال که می‌دانیم در محیط کار پویای امروزی بروز اشتباهات اجتناب ناپذیر است، در گام اول و پیش از شروع موضوع همواره بخاطر داشته باشید، این اتفاق ممکن بود برای خود شما هم پیش بیاید.
از علل رایج خطاهای انسانی در محیط کار می توان به کمبود آموزش، منابع ناکافی، محیط کاری نامناسب و استرس روانی اشاره کرد.
انواع اشتباهات کارکنان در محیط کار
پرسیدن این سوال که “چه کاری باید انجام دهم؟
بسیاری از کارکنان در مواجهه با وظایفی که ممکن است با نظرات مدیرانشان در تضاد باشد، دچار تردید می‌شوند و از انجام آن‌ها احساس راحتی نمی‌کنند. این موضوع به‌ویژه در شرایطی که فرهنگ سازمانی مبتنی بر خلاقیت و استقبال از ایده ها نیست، تشدید می‌شود. در چنین وضعیتی، کارکنان ممکن است احساس کنند که از توانایی‌های لازم برای حل مشکلات یا اتخاذ تصمیمات برخوردار نیستند.
شایعه سازی
صحبت‌های درگوشی حتی اگر موضوعات مربوط به شغل داشته باشند، به بدنه سازمان و فرهنگ اعتماد در آن، آسیب جبران ناپذیری وارد می‌کند، حال آنکه بعضی کارکنان موضوعات مربوط به مسائل شخصی را نیز نقل محفل میکنند و در غیاب افراد به قضاوت می‌نشینند.
تمام نکردن پروژه‌ها
از دیگر چالش‌هایی که مدیران با آن دست و پنجه نرم میکنند تمام نکردن پروژه توسط کارکنان است. این قضیه خصوصا در شرایطی ظهور پیدا می‌کند که موضوع مدیریت پروژه به درستی در سازمان شکل نگرفته، و وقتی مدیریت در میانه پروژه اول از اهداف بعدی صحبت می‌کند، تمرکز افراد خدشه دار شده بدون اتمام تسک های قبلی وارد پروژه جدید می‌شوند. در این شرایط علاوه محقق نشدن اهداف قبلی بخاطر درگیری ذهنی ناشی از نیمه کار ماندن پروژه قبلی، تسک های فعلی نیز به روشنی تعیین و انجام نمی‌شوند.
عدم پذیرش انتقاد
شنیدن انتقاد برای هیچ کس خوشایند نیست، اما در یک محیط حرفه‌ای شما باید بتوانید به راحتی به یکدیگر بازخورد سازنده ارائه دهید؛، و لازمه این تغییر بازخورد می‌باشد. برخی کارمندان در برابر انتقادات حساس هستند و این باعث می‌شود سایرین برای نشان دادن احساس همدلی خود، از بیان انتقادات سازنده که منجر به رشد و توسعه فرد می‌شود، خودداری کنند.
عدم توجه به جزییات
خصوصا در دنیای امروز که با سرعت هرچه تمام در حال تغییر و تحول است و افراد بدلیل استفاده از فضای مجازی همواره در معرض بمبارانی از اطلاعات قرار می‌گیرند،تمرکز روی جزییات کار دشواری است. در بعضی از مشاغل غافل شدن از هر جزییات کوچکی می‌تواند منجر به خسارات مالی و یا حتی جانی شود. از طرفی افراد در این شرایط ضمن اینکه دائم خود را بخاطر عدم توانایی در تمرکز و توجه به جنبه های مختلف سرزنش میکنند، دچار اضطراب و به مرور فرسودگی شغلی نیز خواهند شد.
عدم همکاری با دیگر همکاران
معنا و مفهوم کار تیمی باید به درستی در محیط کار مشخص گردد، هر یک از اعضا در قبال تیم وظایفی بر عهده دارند: فروتنی، روحیه جلوبرندگی، هوشمندی، همدلی، همکاری و مسئولیت پذیری در قبال وظایفی که بر عهده تمام تیم گذاشته شده است.
عدم اطلاع دادن اخبار بد
این حالت زمانی اتفاق می افتد که فضای اعتماد و ارتباطات باز در سازمان فراهم نیست و کارکنان بعد از بروز یک اشتباه با ترس از دست دادن موقعیت شغلی خود، دچار اشتباه بزرگتری شده و از بیان چالش ایجاد شده خودداری میکنند.
خجالتی بودن، نداشتن اعتماد بنفس کافی و نیز ترس از قضاوت و طرز فکر سایرین، به این چالش دامن خواهد زد.
مدیریت زمان ضعیف:
تأخیر در انجام وظایف یا عدم اولویت‌بندی صحیح می‌تواند به ایجاد فشار و استرس و در نتیجه افزایش اشتباهات منجر شود.
راهکار مواجه با اشتباهات کارکنان
- به سوال “چه کاری باید انجام دهم” با رویکرد کوچینگ پاسخ دهید، از شخص بخواهید مسائل موجود و راه حل های پیشنهادی را برای شما تشریح کند و به او توضیح دهید اختیار کافی برای تصمیم گیری خواهد داشت اکثر افراد ترجیح می دهند در محیطی کار کنند که درمورد نتیجه پاسخگو باشند نه هر اقدام کوچکی.
- ایجاد فرهنگ مثبت و ارتباطات باز به صورتی که افراد بتوانند به راحتی در مورد مسائل گوناگون با یکدیگر صحبت کنند، و برای بیان نارضایتی ها و انتقادات نیازی به صحبت های درگوشی نباشد. علیرغم اینکه انتظار می‌رود هر کارمند حرفه ای بعنوان اصول اولیه حضور در سازمان از دامن زدن به حاشیه ها دوری کند. باید توجه داشت در صورت بروز چنین چالش هایی نقش شما حفظ خونسردی و روبرو کردن افراد می باشد نه دامن زدن به صحبت ها.
3. استفاده از ابزارهای مناسب برای برنامه ریزی و اولویت بندی امور، مانند ماتریس آیزنهاور، و نیز تقویت فرهنگ پاسخگویی افراد نسبت به مسئولیت های خود به انجام به موقع کارهای مهم و فوری منجر می‌شود.
4. با رعایت اصول بازخورد سازنده، و استفاده از داستانهای شخصی که در موقعیت های مشابه داشته اید، تاثیر بازخورد و نقد های سازنده خود را افزایش دهید.
6.مستقیما با کارکنانی که در کار تیمی ضعیف عمل میکنند صحبت کنید و دلیل مشکل را شناسایی کنید. تعیین اهداف مشترک بین کارمند و تیم، که نیاز به همکاری و هماهنگی دارد در کنار بازخورد منظم می‌تواند تمرین خوبی برای رفع این مشکل باشد.
5. روشن کردن انتظارات و وظایف می‌تواند نقاط حائز اهمیت را برای افراد پررنگ تر کرده و از بروز اشتباهات ناشی از ناآگاهی جلوگیری کند.
7. برای اعضای تیم خود شفاف کنید که اگر در مورد اخبار بد به شما اطلاع ندهند، شما امکان همراهی و کمک برای حل مسئله را نخواهید داشت.
8. استفاده از ابزارهای مدیریت زمان مثل گوگل کلندر و دفترهای برنامه ریزی، به کاهش اشتباهات ناشی از مدیریت زمان کمک می کند.
– کارمندان باید احساس کنند که می‌توانند بدون ترس از تنبیه، اشتباهات خود را به اشتراک بگذارند.
بطور کلی در هنگام سر زندن اشتباهی از سمت کارکنان، بخاطر داشته باشید این اتفاق به خودی خود برای نیروی شما احساس شرمندگی، ناامیدی، ترس و خشم به همراه دارد پس به جای سرزنش او،فضای امنی برایش فراهم سازید تا بتواند در مورد موضوع پیش آمده صحبت کند.در گام بعدی بد نیست فضایی برای بهبود و بازیابی کارکنان فراهم کنیدو به کارکنان خود فضایی برای جمع و جور کردن ذهن، فکر کردن به اشتباهات و راه حل های احتمالی آن بدهید. پس از سپری شدن این زمان، با ذهنی آرام و باز و با رویکردی بدون قضاوت پای صحبت های کارکنان خود بنشینید.
پس از شنیدن جزییات قضیه بجای سرزنش، حمایت و همراهی خود برای بهبود شرایط را نشان دهید. حمایت لفظی به تنهایی چاره ساز نیست، همراهی در تصمیم گیری ها و فراهم کردن منابع مورد نیاز برای کارکنانتان نسبت به شما اعتماد بیشتری ایجاد می کند. با بررسی موقعیت از جوانب مختلف، درخواهید یافت که علت ناکارآمدی استراتژی‌ها چه بوده است.یکبار دیگر مسیری برای رسیدن به اهداف ترسیم نمایید که گام های قابل اجرا تری داشته باشد.
منبع : https://www.testgorilla.com
