کارشناس منابع انسانی کیست؟

در هر سازمان کارشناس منابع انسانی، افراد مناسب هر موقعیت شغلی را استخدام کرده، نیازها و انتظارات آنها را مدیریت کرده و شرایطی را فراهم می آورد تا آن فرد بتواند نقش خود را در کمک به کسب و کار ایفا کند.

یک فرد در هر موقعیت شغلی از زمانی که وارد یک سازمان می شود، تا زمانی که از آن سازمان خارج می شود، همیشه و به طرق گوناگون با واحد منابع انسانی و کارشناسان آن در ارتباط خواهد بود.

افرادی که در واحد منابع انسانی کار می کنند، نقش مهمی در موفقیت یک سازمان دارند. یک کارشناس منابع انسانی باید بتواند به کمک مهارت های خود مجموعه ای از کارهای اداری و استراتژیک منابع انسانی را با هم مدیریت کند.

در این مقاله به وظایف، مهارت های کلیدی، مسیر شغلی، بازارکار استخدام کارشناس منابع انسانی و سایر عوامل مربوط به آن می پردازیم تا آن را بهتر بشناسیم.

یک کارشناس منابع انسانی چه وظایفی بر عهده دارد؟

یک کارشناس یا متخصص عمومی منابع انسانی وظایف متعددی را بر عهده دارد که در ادامه متن این وظایف دسته بندی شده و در مورد هرکدام توضیحاتی ارائه شده است.

البته طبیعتا در صورتی که کارشناس فقط در یک فرآیند (مثلا جذب و استخدام) مشغول به کار باشد و عنوان شغلی مربوط به آن را کسب کرده باشد (مثلا کارشناس جذب و استخدام)، سایر وظایف واحد منابع انسانی بر عهده کارشناسان مخصوص فرآیندهای دیگر است.

برنامه ریزی منابع انسانی

معمولا وقتی از واژه برنامه ریزی استفاده می شود، افراد فکر می کنند این کار فقط در سطوح مدیریتی اتفاق می افتد. در حالی که کارشناس منابع انسانی نیز به دلیل تجربه و بینش خوبی که از اوضاع منابع انسانی سازمان دارد می تواند در این خصوص همکاری کند.

این همکاری در مواردی همچون توسعه سیاست ها و رویه های منابع انسانی، قوانین، مقررات وآیین نامه های مربوطه و کمک به پیاده سازی و اجرای آنها است.

مهمترین بخشی که کارشناسان منابع انسانی میتوانند در امر برنامه ریزی ایفای نقش کنند، کمک به تدوین اسناد تجزیه و تحلیل شغل است. این اسناد در واقع شرحی از هر شغل و شرایط احراز آن را در اختیار سازمان قرار می دهد.

کارشناسان این حوزه به دلیل درک خوب و ارتباطی که با بخش های مختلف سازمان دارند به خوبی می توانند این اسناد را که سنگ بنای اصلی فرآیندهای منابع انسانی هستند، آماده سازی کنند. در برخی سازمانها به این سند، شناسنامه شغلی نیز می گویند.

همچنین کارشناسان منابع انسانی با استفاده از سیستم های اطلاعاتی که در اختیار دارند و مشورت با مدیران می توانند در پیش بینی عرضه و تقاضای نیروی انسانی سازمانی نقش مهمی ایفا کنند.

مصاحبه، جذب و استخدام

یکی از مهمترین وظایف کارشناسان منابع انسانی مصاحبه، جذب و استخدام افراد متقاضی موقعیت های شغلی مختلف سازمان است. در واقع بیشترین کارهای این فرآیند بر روی دوش کارشناسان این حوزه است.

در این خصوص پس از اعلام نیاز واحدها، کارشناس ابتدا بهترین کانال ها و منابع جذب را تعیین کرده و آگهی استخدام مربوطه را طراحی و آن را منتشر میکند. پس از دریافت رزومه ها و غربال آنها، فرآیند مصاحبه و اجرای آزمونهای متقاضیان را نیز با همراهی مدیر خود اجرا میکند.

در حین مصاحبه و بعد از استخدام، کارشناس متقاضیان کار را از وظایف، مسئولیتها، جبران خدمات و مزایا، برنامه زمانی، شرایط کاری یا فرصت های ترفیع آگاه میکند. همچنین سوابق و اطلاعات متقاضیان را بررسی، ثبت و نگهداری میکند.

یکی از کارهایی که پس از استخدام متقاضی انجام میشود و امروزه در سازمانها مرسوم شده است، آنبوردینگ یا جامعه پذیری (onboarding) کارکنان است که فرد را با سازمان و فرهنگ آن آشنا میکنند. این کار را نیز معمولا کارشناسان منابع انسانی بر عهده می گیرند.

آموزش و توسعه کارکنان

یکی از مهمترین و جدایی ناپذیرترین بخش های هر شغل، آموزش و توسعه کارکنان در هر موقعیت شغلی است که هر ساله سازمانها برای آن برنامه ریزی میکنند. همکاری در برنامه ریزی و اجرای این فرآیند نیز بر عهده کارشناس منابع انسانی است.

کارشناسان این حوزه نیازهای آموزشی کوتاه مدت و بلندمدت پرسنل را با هماهنگی واحدها و مدیران آنها شناسایی کرده و برای آن یک تقویم آموزشی تهیه میکنند. سپس این تقویم در اختیار کارمندان قرار میگیرد تا در کلاسهای مربوطه شرکت کنند.

کارشناس منابع انسانی وظیفه دارد تا نحوه عملکرد کارکنان در این دوره ها را بررسی کرده و پس از پایان دوره آنها را مورد ارزیابی قرار دهند تا میزان اثربخشی دوره ها مورد سنجش قرار گیرد.

جبران خدمات و نگهداشت

در برخی سازمان ها بخشی از فرآیند جبران خدمات یعنی محاسبه حقوق و دستمزد بر عهده کارشناسان واحد مالی است. اما برخی دیگر از سازمان ها این وظیفه را به طور کامل بر عهده واحد منابع انسانی قرار داده اند.

فرآیند جبران خدمات و نگهداشت بخش دیگری نیز دارد که به پاداش، مزایا و سیستم های انگیزشی مربوط می شود که جزء مهمترین وظایف کارشناس منابع انسانی است. کارشناسان این حوزه باید در این خصوص برنامه های مناسبی را طراحی کرده و به سوالات و مشکلات کارکنان در خصوص جبران خدمات پاسخ مناسب بدهند.

همچنین وظایفی مانند رسیدگی به مسائل مربوط به خروج کارمندان، تعارضات، شکایات، انگیزش یا سایر مسائل مشابه نیز میتواند در این حوزه طبقه بندی شود.

ارزیابی و بهبود عملکرد

یکی از اموری که متاسفانه بسیاری از سازمانها به آن توجه کافی نکرده اند، ارزیابی و بهبود عملکرد کارکنان است. در بسیاری از سازمانها در ایران و جهان فرآیند ارزیابی به صورت سالانه، شش ماهه، سه ماهه و حتی ماهانه توسط کارشناسان منابع انسانی انجام میشود.

یک کارشناس منابع انسانی از طریق انجام تحقیقات و مشورت با سرپرست و افراد آگاه تکنیک های مناسب ارزیابی عملکرد کارکنان را انتخاب کرده و دستورالعمل مربوط به پیاده سازی آن تکنیک را تدوین میکند. پس از انجام ارزیابی، نتایج آن را به مسئولین مربوطه ارجاع میدهد. در صورت نیاز این نتایج به کارکنان نیز ارائه میشود.

در بسیاری از سازمانها برای ارزیابی از سیستم های اطلاعاتی و نرم افزاری مخصوصی استفاده میشود که جمع آوری اطلاعات، آمار و گزارشات تحلیلی به صورت دوره ای از این سیستم ها برای مدیران، بر عهده کارشناسان منابع انسانی است.

10 مهارت کلیدی کارشناس منابع انسانی

بدون شک برای انجام هر شغلی به مهارت های متعددی نیاز است تا بتوان نتایج خوبی از آن به دست آورد. این مهارتها منحصربفرد هستند. در اینجا نیز به مهمترین مهارت هایی که یک کارشناس منابع انسانی برای شغل خود به آنها نیاز دارد اشاره میکنیم.

مهارت های ارتباطی

بیشترین مهارتی که در فرصت های شغلی کارشناس منابع انسانی ذکر شده است، مهارتهای ارتباطی است. این مهارت بسیار در مدیریت منابع انسانی ضروری است، زیرا متخصص منابع انسانی در واقع رابط بین کارمندان و مدیران در یک کسب و کار است.

ارتباطات یک مهارت نرم و حیاتی برای متخصصان این حوزه است. حوزه منابع انسانی شامل گفتگوها و تعاملات زیادی است. برای مثال گاهی لازم است یک کارشناس منابع انسانی، یک سخنرانی ارائه دهد، گاهی به عنوان مصاحبه کننده ایفای نقش می کند و گاهی نیز تعارضات را حل و فصل می کند.

علاوه بر موارد بالا توانایی ارتباط از طریق نوشتاری نیز از اهمیت بالایی برخورد است. زیرا یک کارشناس منابع انسانی دستورالعمل ها یا بخشنامه ها و نامه هایی را تهیه می کند که باید بتواند اهداف و مقصود خود را به طور موثر بصورت کتبی ارائه دهد.

مهارت کار تیمی و همکاری

مهارت کارتیمی و همکاری یکی از مهارتهای ضروری کارشناس منابع انسانی است. زیرا این مهارت کمک می کند متخصصان این بخش به راحتی با متخصصان بخش های دیگر سازمان برای انجام امور و حل مشکلات همکاری کنند.

 همچنین کارشناسان باید کار تیمی را به بخش های دیگر نیز آموزش دهند تا آنها هم بتوانند موثرتر در جهت اهداف بخش منابع انسانی و سازمان فعالیت نمایند.

مهارت تصمیم گیری

شغل کارشناس منابع انسانی روزانه با تصمیم گیری های زیادی مواجه است پس فردی که این شغل را برعهده میگیرد باید مهارت تصمیم گیری خوبی داشته باشد.

یکی از زمان هایی که این مهارت لازم است، در طول فرآیند استخدام است. زمانی که یک متخصص باید تصمیم بگیرد که آیا یک کاندیدا برای شغلی مناسب است یا خیر. شناخت بهترین کاندیدای شغل مستلزم شهود، تجربه و استراتژی است.

همچنین زمانی که سازمان با بحران هایی مانند تعدیل مواجه است به تصمیم گیری کارشناسان خود نیاز دارد. بنابراین همه متخصصان منابع انسانی، به ویژه مدیران، باید تصمیم گیرندگان خوبی برای حمایت از عملکردهای حیاتی سازمان باشند.

مهارت یادگیری

از آنجایی که دنیا دائما در حال تکامل است، همه انسانها موظف هستند برای سازگاری با شرایط جدید، مباحث جدید را یاد بگیرند. این امر در بخش منابع انسانی نیز اجتناب ناپذیر است و کارشناسان منابع انسانی باید از مهارت یادگیری خوبی برخوردار باشند تا اطلاعات خود را به روز کنند.

امروزه فناوری های جدیدی وارد این حوزه میشود که متخصصان نباید از یادگیری آن غافل شوند. همچنین قوانین استخدامی و بخشنامه ها نیز ممکن در طول سال تغییرات داشته باشد که کارشناسان در این خصوص باید به روز بمانند.

مهارت همدلی

مهارت همدلی توانایی فرد برای قرار دادن خود به جای دیگران و مدیریت آن شرایط است که یکی از مهارتهای مهم کارشناس منابع انسانی است. این مهارت متخصصان را قادر میسازد به افراد نزدیکتر شوند، مشکلات آنها را درک کرده و راه حل هایی را برای آنها بیابند.

گاهی کارمندان فقط نیاز دارند که مسائل نگران کننده خود را بیان کنند و تنها به گوش شنوا نیاز دارند. گاهی نیز نارضایتی های خود را بیان میکنند تا بتوانند حمایت لازم را دریافت کنند. درهرصورت کارشناسان منابع انسانی باید بتوانند موقعیت و احساسات کارمند را از دیدگاه آنها درک کنند.

مهارت سازماندهی

از آنجایی که منابع انسانی مستلزم مسئولیت‌های زیادی از جمله استخدام، مصاحبه، آموزش، ارزیابی عملکرد، برنامه‌های توسعه فردی و روابط کارکنان است، و کارشناس منابع انسانی باید بر همه این مسئولیت‌ها نظارت داشته باشد، مهارت سازماندهی اهمیت پیدا می کند.

کارشناس منابع انسانی باید روشی سیستماتیک برای طی کردن تمامی این فرآیندها و انجام وظایف اداری خود داشته باشند. مهارت سازماندهی به افزایش کارایی تیم های پرمشغله منابع انسانی کمک شایانی میکند.

مهارت رهبری

کارشناس منابع انسانی باید مهارت رهبری موثری داشته باشد تا بتواند کارکنان را راهنمایی کرده و به آنها کمک کند تا خودشان نیز رهبر باشند.

کارشناسان این حوزه باید بتوانند یک رویکرد رهبری و کوچینگ (مربیگری) در سطح سازمان را پرورش دهند که تیم‌های خلاق ایجاد کند، کارمندان چابک را توسعه دهد و راه حل های موثر را برای مشکلات موجود در تمام سطوح شرکت ارائه دهد.

 کارمندان باید به متخصصان منابع انسانی به عنوان رهبران سازمانی نگاه کنند که به هدایت شرکت به سمت موفقیت به روشی مثبت و سازنده کمک می کنند و منافع کارفرما و کارمند را در نظر می گیرند.

مهارت تفکر استراتژیک

مهارت تفکر استراتژیک و استفاده از این مهارت برای رشد موفقیت آمیز و کمک به رهبری شرکت در کلیه نقش های منابع انسانی مهم است.

کارشناسان منابع انسانی باید دانش عمیقی در مورد چگونگی دستیابی شرکت ها به مزیت رقابتی پایدار از طریق سرمایه گذاری بر روی افراد (هم کارکنان فعلی و هم استخدام های جدید) داشته باشند. آنها باید نیازهای استراتژیک شرکت را در همه بخش ها و در همه سطوح بدانند و باید مهارت جستجو و حفظ افرادی را داشته باشند که این نیازها را برآورده می کنند.

متخصصان منابع انسانی باید به نوعی طرز تفکر استراتژیک دست یابند. حتی اگر در سطحی نیستند که ایجاد استراتژی منابع انسانی جزو مسئولیت‌های آنها باشد، باز هم باید بتوانند هدف استراتژیک را درک کنند و آن را به یک برنامه اجرایی قابل اجرا تبدیل کنند.

توانایی تفسیر و اجرای یک استراتژی، و همچنین ایجاد یک استراتژی منابع انسانی که به طور موثر از استراتژی سازمانی جامع تر پشتیبانی می کند، به کارشناسان کمک می کند تأثیر بیشتری در سازمان خود داشته باشند و نقش منابع انسانی را به عنوان یک شریک استراتژیک تقویت کنند.

مهارت های چند وظیفه ای

منابع انسانی حوزه ای با مسئولیت های گوناگون است که می تواند روز به روز تغییر کند. بنابراین کارشناسی که تصدی این شغل را برعهده میگیرد باید مهارت های چند وظیفه ای داشته باشد یعنی بتواند همزمان چند کار را انجام دهد.

در هنگام مدیریت همزمان مصاحبه ها، برنامه های آموزشی، پاداش، آگهی های شغلی، شکایات و… توانایی انجام چند کار و مدیریت بهینه زمان توسط یک کارشناس منابع انسانی امری حیاتی است. همچنین باید بتوانند با وجود فشار کاری زیاد، آرامش خود را حفظ کنند.

مهارت رازداری

مهارت رازداری یکی از مهم ترین مهارت های کارشناس منابع انسانی است. بخش منابع انسانی از اطلاعات حساس مانند سوابق و جزئیات شخصی کارکنان، ارزیابی عملکرد و اطلاعات حقوق و دستمزد مطلع است.

کارمندان گاهی اوقات مسائل شخصی مانند مشکلات پزشکی، اختلافات خانوادگی یا مشکلات مشابه را جزء اطلاعات محرمانه می دانند. به علاوه، منابع انسانی اغلب اولین بخش است که درخصوص این نوع مسائل محرمانه اطلاعات کسب می کند.

بیشتر مکالماتی که در بخش منابع انسانی انجام می شود خصوصی هستند و باید خصوصی بمانند. حفاظت از اسرار باعث ایجاد اعتماد و اطمینان می شود و متصدیان منابع انسانی را قادر می سازد تا به طور مؤثر به کارهای سازمان خود ادامه دهند.

راه اشتغال در شغل کارشناس منابع انسانی چیست؟

یکی از راههای اشتغال در شغل کارشناس منابع انسانی، تحصیل در این رشته است. خوشبختانه این رشته سالهاست در دانشگاههای معتبر ایران در مقاطع مختلف ارائه شده است و همه ساله دانشجویان زیادی در آن فارغ التحصیل میشوند. افرادی را که با مدرک دانشگاهی وارد حوزه منابع انسانی (یا حوزه های دیگر) میشوند اصطلاحا specialist می گویند.

برخی از افراد بدون مدرک مرتبط دانشگاهی و صرفا از روی علاقه وارد این حوزه میشوند و با گذراندن دوره های آزاد موسسات در سمت کارشناس منابع انسانی راه خود را ادامه میدهند. افرادی را که به طور تجربی و نه با مدرک دانشگاهی وارد این حوزه (یا حوزه های دیگر) میشوند اصطلاحا expert می گویند.

به طور کلی سازمانها رشته هایی مانند مدیریت منابع انسانی، دولتی، کسب و کار (با گرایش رفتار سازمانی و منابع انسانی)، روانشناسی صنعتی و مشابه آن را برای استخدام کارشناس منابع انسانی درنظر می گیرند.

بازارکار کارشناس منابع انسانی

برای افرادی که میخواهند مسیر شغلی خود را در این مسیر ادامه دهند، یکی از مهمترین دغدغه ها این است که آیا بازارکار کارشناس منابع انسانی، بازارکار خوبی در ایران است یا خیر؟

امروزه بسیاری از سازمانهای کشور به اهمیت و نقش پر رنگ کارشناسان منابع انسانی در سازمان خود و دستیابی به اهداف سازمانی پی برده اند. تا جایی که نه تنها یک فرد بلکه تیم های تخصصی برای آن تشکیل داده اند.

بنابراین میتوان نتیجه گرفت که عرصه منابع انسانی مسیر خوب و پررونقی را در پیش گرفته و روز به روز در حال پیشرفت و توسعه است. و میتوان انتظار داشت استخدام در این حوزه در سال های آینده افزایش قابل توجهی داشته باشد.

البته هنوز هم سازمان هایی وجود دارند که به انجام روال کارگزینی سابق در این بخش کفایت کرده اند اما دیر یا زود ناگزیرند خود را با تغییرات پرسرعت محیطی وفق بدهند و فکری بیاندیشند.

حرف آخر

به طور کلی بخش منابع انسانی نقش مهمی در موفقیت یک سازمان دارد. زیرا که کارشناس منابع انسانی به رفاه و توسعه گرانبهاترین دارایی یک سازمان یعنی افراد آن کمک میکند.

 منابع انسانی رشته ای است که به طور مداوم در لیست بهترین شغل ها در جهان ظاهر میشود. به گفته انجمن مدیریت منابع انسانی (SHRM)، این شغل فرصت های زیادی را برای رشد شخصی و حرفه ای و توسعه مهارتهای نرم و سخت افراد فراهم میکند. این ویژگی آن را به یکی از مشاغل برتر در ایالات متحده آمریکا تبدیل کرده است.

سوالات متداول

وظایف یک کارشناس منابع انسانی چیست؟

از جمله وظایف کارشناس منابع انسانی میتوان به برنامه ریزی منابع انسانی، مصاحبه، جذب و استخدام، آموزش و توسعه کارکنان، جبران خدمات و نگهداشت و ارزیابی و بهبود عملکرد اشاره کرد.

یک کارشناس منابع انسانی باید چه مهارت‌هایی داشته باشد؟

کارشناس منابع انسانی باید از مهارت های ارتباطی، مهارت کار تیمی و همکاری، مهارت تصمیم گیری، مهارت رهبری، مهارت همدلی و مهارت‌های دیگیری که در طول مقاله به آن اشاره شد برخوردار باشد.